Nicht jedes Unternehmen ist gleichermaßen von der aktiven Akquise abhängig. Ein Einzelhändler wartet, bis die Kunden kommen, andere Branchen müssen sich um jeden Neukunden persönlich kümmern. Dabei gilt die Faustregel: Je individueller die Akquise, desto wichtiger sind die Fähigkeiten des Akquiseteams: Gute Menschenkenntnis und Kommunikationsfähigkeit sind unabdingbare Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Kundengewinnung.

Erfolgreiche Kundengewinnung – Ein Lernprozess

Die gute Nachricht vorweg: Akquise kann man lernen. Für viele Unternehmer ist die Kundenakquise mit Frust und Selbstzweifeln behaftet. Die Folge: Die wichtige Ansprache potenzieller Neukunden wird – begleitet von fadenscheinigen Ausreden – immer wieder aufgeschoben. Dabei sind die meisten Ängste unbegründet und der Erfolg weniger von der eigenen Person als dem systematischen Vorgehen abhängig. Betrachten Sie Akquise als Fleißarbeit. Kundenakquise ist kein Prozess, der nebenbei laufen darf oder vernachlässigt werden kann, sondern ein fester Bestandteil der laufenden Arbeit. Integrieren Sie die Neukundengewinnung in Ihr Zeitmanagement.

Formen der Kundengewinnung

Welche Form der Kundengewinnung am besten für Ihr Vorhaben geeignet ist, richtet sich nicht zuletzt an der Form Ihres Unternehmens aus: Beabsichtigen Sie, Businesskunden zu überzeugen oder richten Sie sich direkt an den Endverbraucher? Ist Ihre Zielgruppe internetaffin oder steht sie der Online-Kommunikation skeptisch gegenüber? Wählen Sie aus den folgenden Möglichkeiten die passenden aus.

Zu jedem unternehmerischen Alltag gehört das Rechnungen schreiben zum Alltag. Dabei führen falsch ausgestellte Rechnungen häufig zu unnötigen Zahlungsverzögerungen – oder Sie verschenken bares Geld, wenn Sie fehlerhafte Rechnungen annehmen. Fehlen gesetzlich vorgeschriebene Angaben, erlischt die Rückerstattungsfähigkeit der Vorsteuer.

Rechnungen schreiben und Empfangen

Prüfen Sie alle ein- und ausgehenden Rechnungen eingehend auf folgende Komponenten:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-ID
• fortlaufende Rechnungsnummer, welche die eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Lieferzeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz
• die Höhe des Steuerbetrags bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Pflichten nach §14a UStG
• Boni und Rabatte, wenn diese nicht im Entgelt berücksichtigt sind
• Zahlungsziel
• Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht bei Privatkunden

Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen sind gleichgestellt, wobei Einvernehmen im Rechnungsempfang bestehen muss (stillschweigende Billigung reicht aus). Die Regelungen gelten auch für Kleinunternehmer, wobei die Nennung der Umsatzsteuer durch den Passus „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“ ersetzt wird.

Quittung statt Rechnung

Bei Kleinbeträgen unter 150 € sind ausnahmsweise auch Quittungen möglich. Diese enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Bruttoentgelt
• die Höhe des Steuersatzes bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung

Achtung: Sind Sie für ein Unternehmen oder eine juristische Person tätig, muss die Rechnungsstellung spätestens sechs Monate nach Leistungserstellung erfolgen. Nur bei Rechnungen an Endverbraucher gibt es keine Pflichtvorgaben.

Aufbewahrungsfrist

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei elektronisch empfangenen Rechnungen reicht es nicht aus, den Ausdruck aufzubewahren, Das Gesetz schreibt eine „unveränderbare Form“ vor, d. h. die Originaldatei muss ebenfalls aufbewahrt werden. Umgekehrt dürfen Papierrechnungen gescannt werden und treten an die Stelle der Originale.

Mahnwesen

Zunächst: Nutzen Sie bereits vor dem Abschluss von Lieferverträgen die Bonität von Kunden auf allen möglichen Wegen. Kunden, die keine hinreichende Bonität haben, sollten Sie von Krediten ausschließen. Prüfen Sie, welche Zahlungsziele der Kunde in Anspruch nimmt, ob er Zahlungen verspätet leistet, oder um Aufschub bittet. Wie sieht der Maschinenpark das Kunden aus – sind die Maschinen in schlechtem Zustand, die Kapazitäten nicht ausgelastet, das Image der Produkte schlecht? Arbeiten Sie mit Außendienstmitarbeitern, schulen Sie diese auf derartige Früherkennungsmaßnahmen. Nutzen Sie auch Wirtschaftsauskünfte und Inkassounternehmen, vielleicht sind auch Jahresabschlüsse öffentlich einsehbar?

Bieten Sie Kunden Anreize, rasch zu zahlen (Skonti). Schaffen Sie Sicherheit durch Bürgschaften, wenn es um hohe Summen geht. Haben Sie eine Leistung erbracht, zögern Sie nicht mit der Rechnungsstellung. Lassen Sie nicht zu, dass der Kunde aufgrund von Fehlern Anlass zum Hinauszögern der Zahlung hat.

Überwachen Sie Zahlungsvorgänge

Sorgen Sie für eine genaue Überwachung der Zahlungsvorgänge. Zahlt ein Kunde nicht pünktlich, erinnern Sie ihn freundlich daran. Prüfen Sie vorher intern, ob eine Reklamation vorliegt, die Lieferung vollständig erfolgte und die korrekte Rechnung versandt wurde. Trifft das alles zu, ist Ihr Kunde im Verzug. Ein Firmenkunde kommt auch ohne Nennung eines Zahlungsziels spätestens mit Ablauf einer 30-tägigen Frist in Verzug. Fehlt die Angabe des Zahlungsziels bei Privatkunden, bedarf es zunächst einer Mahnung. Ist die Frist verstrichen und sind keine verzögerten Buchungen mehr zu erwarten, schreiben Sie eine Mahnung. Dafür gibt es keine vorgeschriebene Form, sollte jedoch folgende Bestandteile enthalten:

• Name und Anschrift von Schuldner und Gläubiger
• Höhe der Forderung
• erbrachte Leistung
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• das Zahlungsziel
• eine Frist, wann die überfällige Zahlung eingegangen sein muss (z. B. fünf Tage, nicht „sofort“).

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Rechtlich besteht zwischen einer Zahlungserinnerung und der Mahnung kein Unterschied, jedoch wirkt eine freundliche Erinnerung eher so, als wollten Sie den Kunden nicht sofort verprellen. Es ist Ihre Pflicht, die Zustellung der Rechnung nachzuweisen – schicken Sie das Mahnschreiben deshalb am besten als Einschreiben mit Rückschein. Muster für Mahnschreiben gibt es auch im Internet. Führt eine Mahnung nicht zum gewünschten Erfolg, zögern Sie nicht, fremde Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Möglicherweise fassen Sie vorher telefonisch nach und fordern den Entgelt für Ihre erbrachte Leistung ein. Bleiben Sie dabei möglichst unemotional. Professionelle Inkassoinstitute oder ein Anwalt helfen Ihnen dabei, Gelder einzutreiben. Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners besteht ein Anspruch auf die Erstattung der Rechtsanwaltsgebühren. Ein Inkassounternehmen überwacht bei der Vereinbarung von Ratenzahlungen deren Eingang, die Kosten dafür trägt der Schuldner.

Vorsicht: Es gibt viele unseriöse Inkassounternehmen. Eine Liste vertrauenswürdiger Institute finden Sie z. B. bei Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU): www.inkasso.de.

Mahnverfahren

Hilft das alles nichts, besteht die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten – sofern davon auszugehen ist, dass Ihr Schuldner keinen Widerspruch gegen die Forderungen einlegt. Das Ergebnis ist ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid, der dem Schuldner durch das Gericht zugestellt wird. Mit diesem Titel, den der Gläubiger erwirkt, können Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden. Legt der Schuldner Widerspruch ein, folgt ein gerichtliches Klageverfahren. Prüfen Sie zunächst anwaltlich, ob dieses Erfolg versprechend ist – nicht zuletzt, da vor dem Landgericht ein Anwaltszwang bei Forderungen von mehr als 5.000 € gilt. Bereits ab dem Zeitpunkt des Verzugs haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen.

Berücksichtigen Sie säumige Kunden in der Finanzplanung

Vor allem, wenn Sie mit hohen Summen kalkulieren, kann bereits ein einzelner Kunde Ihre Existenz gefährden. Sprechen Sie frühzeitig mit der Hausbank über Außenstände – nicht erst dann, wenn der Kreditrahmen vollständig erschöpft ist. Ziehen Sie eine Kreditversicherung in Betracht, die bei Zahlungsausfällen Ihrer Schuldner einspringt. Bei Leistungen, die aus Werkverträgen resultieren, sorgt das Forderungssicherheitsgesetz für vertragliche Sicherheit. Auftragnehmer haben hiernach die Möglichkeit, für noch nicht gezahlte Vergütungen Sicherheiten in Form von Bürgschaften zu verlangen. Alternativ besteht die Möglichkeit, Abschlagszahlungen für Teilleistungen zu fordern.

Länderübergreifendes Mahnwesen

Mit den Staaten der EU, Israel und Zypern ist auch ein länderübergreifendes Mahnwesen möglich. Es reicht, wenn der Schuldner in einem der Staaten einen Zustellbevollmächtigten hat. Eine Zuständigkeit eines deutschen Gerichtes besteht dann, wenn die Parteien dies offiziell vereinbart haben. Dabei sollten Sie auf deutliche Formulierungen achten: „Gerichtsstand ist Berlin“ ist wesentlich schwammiger als „Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist für beide Teile Berlin“.

Vorsicht ist bei Klauseln wie „Erfüllungsort ist Bukarest“ geboten – am Erfüllungsort kann auch geklagt werden, d. h. die Zuständigkeit eines deutschen Gerichts wäre nicht gegeben. Ist kein deutsches Gericht zuständig, führen Sie das Mahnverfahren am Wohnsitz Ihres Schuldners durch, was anwaltliche, sprachkundige Hilfe vor Ort erfordert.

Nutzen Sie auch für Mahnbescheide ins Ausland den Vordruck für das Inland. Um Übersetzungen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Zahlt der Schuldner auf Ihren Antrag hin nicht, können Sie einen Europäischen Vollstreckungstitel erwirken – mit diesem kann ohne eine weitere Überprüfung im Zielland vollstreckt werden. Die Kosten schießen Sie als Gläubiger zunächst vor – schnell kommen 300-400 € zusammen.

Alternativ ist das Europäische Mahnverfahren möglich – Formulare sind beim Europäischen Mahngericht für Deutschland abrufbar (http://www.berlin.de/sen/justiz/gerichte/ag/wedd/eumav.de.html). Anstelle eines Mahnbescheides erlässt das Gericht hier einen Europäischen Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat eine 30-tätige Einspruchsfrist ab Zustellung. Bei einem Einspruch startet ein gewöhnlicher Zivilprozess, ansonsten wird der Zahlungsbefehl vollstreckt. Der Vorteil: das Verfahren ist ähnlich teuer, läuft aber schneller ab als ein deutsches Mahnverfahren. Der Nachteil: Die formalen Anforderungen sind mit Abgabepflicht von Sachverhalt und Beweismitteln höher.

Sorgen Sie bereits von Anfang an dafür, dass alle an einem Strang ziehen. Geben Sie das unternehmerische Handeln durch eine klare Linie – die Unternehmenskultur – vor.

Bauen Sie eine Unternehmensphilosophie als Ausdruck Ihrer persönlichen Vorstellungen auf. Ihre Persönlichkeit wirkt auf die Unternehmenskultur ein. Sie kann dazu beitragen,

• die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und den -zielen zu stärken,
• Handlungsorientierung zu geben,
• internen Zusammenhalt zu fördern,
• Motivation und Teamgeist zu stärken,
• Stabilität zu verleihen,
• Fehlzeiten zu verringern.

Sorgen Sie dafür, dass die Unternehmenskultur stets präsent ist. Setzen Sie diese konsequent um: Vom innerbetrieblichen Umgang über die Einrichtung der Büroräume über das Mitarbeiterverhalten bis hin zum Kleidungsstil und Corporate Design – die Unternehmenskultur wirkt nach innen auf das Betriebsklima und nach außen als Unternehmensimage auf Kunden und Lieferanten ein. Kunden bevorzugen Unternehmen, die freundlich, kooperativ und professionell sind.

Mitarbeiter suchen sich ein Umfeld, in dem sie ihre Talente entfalten können. Ein gutes Betriebsklima und eine positiv wahrgenommene Kultur wirken also als Wettbewerbsvorteil.

Die Umsetzung und vor allem die Verinnerlichung der Leitbilder und Verhaltensregeln braucht Zeit – haben sie Geduld und achten Sie darauf, dass durch die Kultur vermittelte Werte und Kunden zueinander passen. Zentrale Elemente der Unternehmenskultur sind

• Geschichte und Erfahrung
• Lernen und Entscheidungen
• Überzeugungen, Gewohnheiten und der Charakter.

Jedes Unternehmen folgt verschiedenen Wachstumsphasen, in denen jeweils unterschiedliche Unternehmensziele von Belang sind.

Der Unternehmenslebenszyklus

Der Gründungsprozess lässt sich wie jedes Produkt als Zyklus darstellen. Die Kurve kommt aus der BWL und beschreibt den typischen Verlauf von der Ideengenerierung bis zur Reifephase, an deren Ende die Entscheidung zugunsten einer Umstrukturierung, Diversifizierung oder Ausweitung von Markt oder Angebot fallen muss, um weiterhin am Wettbewerb bestehen zu können.

Festlegen von Unternehmenszielen

Im Zeitraum von fünf Jahren, bei Gründern auch in geringeren Zeitabständen, sollten Unternehmensziele festgelegt werden. Eine regelmäßige Aktualisierung der Planung ist dabei wichtig. Legen Sie Interessen bei der strategischen Planung fest.

Messung der Unternehmensziele

Am Ende der Periode steht die Messung der Ziele. Erzielen die Maßnahmen die gewünschten Effekte? Grundvoraussetzung: Die Operationalisierbarkeit von Zielen:

• Umsatz und Marktanteil
• finanzieller Gewinn
• die Erfüllung von Werten und Zielen

Merken Sie sich bei der Formulierung von Zielen. Diese müssen SMART sein: S=spezifisch, M=messbar, A=anerkannt vom Mitarbeiter, R=realistisch und T= terminiert.

Auswertung

Ermitteln Sie bei Abweichungen die Ursachen und bringen dieses Wissen in spätere Planungsperioden ein. Waren die Ziele realistisch? Wurden passende Maßnahmen gewählt? Wurden Mittel optimal eingesetzt und Aufgaben richtig verteilt? Zur Korrektur von Fehlern stehen Ihnen verschiedene Strategien zur Verfügung:

• Aufgabenstrategie: Erkennen und Entfernen von unproduktiven Prozessen und Marktbereichen. Überprüfen Sie alle Unternehmensbereiche.
• Konsolidierungsstrategie: Beibehaltung aller Märkte, aber Kostenreduzierung. Suchen Sie Einsparpotenziale.
• Verdrängungsstrategie: Ausweitung der Kapazitäten in den Geschäftsfeldern durch ein aggressives Marketingkonzept.
• Erweiterungsstrategie: Ausweitung des Kundenkreises durch Vergrößerung der Produktpalette oder dem Betreten neuer Märkte.

Werden Fehler rechtzeitig erkannt, können Sie gegensteuern, bevor es zu spät ist. Der wichtigste Gesprächspartner dabei ist die Bank. Gehen Sie aktiv auf Ihre Bank zu und suchen Sie das Gespräch. Banken schätzen die Offenheit von Kunden und sind häufig bereit, konstruktive Lösungsvorschläge zu ermitteln. Die KfW ist sogar bereit, Tilgungsaussetzungen von bis zu einem Jahr zu genehmigen.

Überlegen Sie sich genau, welches Personal Sie benötigen, wie die Stellen zu besetzen sind und welche Anforderungen sowohl körperlicher als auch geistiger Natur notwendig sind, um Ihr Unternehmen weiter voranzutreiben. Erstellen Sie einen Personalbedarfsplan für die ersten drei Jahre. Die Kosten für das Personal berücksichtigen Sie in Ihrer Finanzplanung – Lohnnebenkosten liegen bei mindestens 20 % des Bruttolohns. Verschiedene Arbeitsmodelle im Überblick.

Arbeitszeitmodelle

Geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (450 €-Job): Sie als Arbeitgeber zahlen einen festgelegten Betrag in die Krankenversicherung des Mitarbeiters sowie eine Abgabe an die Rentenkasse und eine Pauschalsteuer für Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Dieser liegt aktuell bei 30 % der Lohnkosten: 15 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung, 2 % Pauschalsteuer für Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag (bei haushaltsnahen Dienstleistungen 5 %, 5 % und 2 %). Schwankt das Arbeitsaufkommen, entscheidet der Durchschnittswert nach zwölf Monaten darüber, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt. Achtung: Auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld fallen unter den Maximalbetrag.

Sie legen am Jahresende der Knappschaft Bahn See zu jedem Beschäftigungsverhältnis eine Abrechnung vor – im schlimmsten Fall wird die Beschäftigung als versicherungspflichtig eingestuft (allgemein ist die Toleranzgrenze jedoch hoch). Minijobber unterliegen seit 2013 der Rentenversicherungspflicht, eine Befreiung ist durch eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber möglich. Übt ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs aus, werden die Jobs addiert, d. h. sie sind sozialversicherungspflichtig, eine einzelne geringfügige Beschäftigung neben dem Hauptjob ist sozialversicherungsfrei.

Niedriglohn-Job (450-850 €): Die Besonderheit des Midi-Jobs: Der Arbeitgeber zahlt die vollen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. für die Krankenkasse maximal einen Anteil von 21 % bei linearem Anstieg. Ansonsten ist alles wie beim Mini-Job.

Kurzfristige Beschäftigung: Die Tätigkeit ist begrenzt drei Monate Arbeitszeit beziehungsweise 70 Arbeitstage im Kalenderjahr. Egal, wie hoch das Einkommen ist – bei kurzfristigen Beschäftigungen fallen keine Pauschalbeträge für die Sozialversicherung an, jedoch besteht Steuerpflicht. Die Abrechnung erfolgt über Lohnsteuerkarte oder durch eine Pauschalversteuerung von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Teilzeitkräfte: Die Mitarbeiter unterscheiden sich von Vollzeitkräften durch die geringere Wochenarbeitszeit und bieten dementsprechend Kostenvorteile gegenüber Vollzeitkräften. Der Vorteil: Die Arbeitskraft wächst mit dem Umsatz zusammen mit. In Betrieben mit mehr als 15 Mitarbeitern steht den Angestellten die Inanspruchnahme von Teilzeitmodellen gesetzlich zu, sofern der Arbeitsvertrag länger als sechs Monate besteht.

Befristete Anstellung: Teilzeit, Vollzeit, als Schwangerschaftsvertretung oder projektbezogen ist möglich. Die Beendigung des Arbeitsverhältnis erfordert keine gesonderte Kündigung, sondern endet automatisch. Die Befristung ist für maximal zwei Jahre möglich. Auch hier besteht Anmeldepflicht bei der Minijobzentrale.

Zeitarbeit: Der Arbeitnehmer ist bei der Zeitarbeitsfirma fest angestellt und wird Ihrem Betrieb gegen Rechnung überlassen. Vorteil: Sie haben keine Lohnnebenkosten oder zahlen Urlaubsgeld, sondern nur einen vertraglich festgelegten Stundensatz.

Freie Mitarbeiter sind gleichzeitig für andere Kunden tätig. Sie stellen ihre Arbeitsleistung gegen Rechnung zur Verfügung, sodass hier keine Nebenkosten für Sie als Arbeitgeber anfallen. Der Vorteil: Beide bleiben selbstständig, profitieren für den Rahmen eines Projektes jedoch voneinander. Bei Kooperationen ergeben sich zudem bestenfalls Synergien, Ressourcenbündelungen und eine Risikominimierung. Vorsicht: Ist ein Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum nur für Sie tätig, stellen Sie ihm einen festen Arbeitsplatz zur Verfügung oder besteht zu festen Zeiten Anwesenheitspflicht liegt möglicherweise eine sogenannte Scheinselbstständigkeit vor. Ermittelt die Rentenversicherung eine solche Scheinselbstständigkeit, zahlen Sie alle Sozialleistungen nach (den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil!).

Vollzeitmitarbeiter: Sie stellen Mitarbeiter fest und unbefristet ein. Die Grundlage bildet ein schriftlicher Arbeitsvertrag, Sie zahlen Gehalt und Lohnnebenkosten.

Detaillierte, verbindliche Informationen liefern zum Thema Beschäftigung insbesondere Arbeitgeberverbände.

Telearbeit oder im Büro?

Neben der Frage, ob Sie Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit einstellen, keimt im Zuge von flexiblen Arbeitsmodellen immer häufiger auch die Frage auf: Arbeitet ein Mitarbeiter in einem Büro oder von Zuhause aus? Gerade für Gründer stellt sich eventuell die Frage nach einem eigenen Büro, d. h. die Mithilfe eines Mitarbeiters ist zwar gefragt, jedoch arbeiten Sie selbst vom Küchentisch aus. Telearbeit kann eventuell Abhilfe schaffen, wenn die entsprechenden Arbeitsbedingungen gegeben sind. Telearbeit zeichnet sich aus durch einen vom Auftraggeber getrennten Arbeitsplatz, eventuell auch alternierende Arbeitsplätze sowie flexible Arbeitszeiten. Beide Arbeitsformen haben Vor- und Nachteile.

Vor- und Nachteile von Telearbeit (Home Office)