Als Geschäftsbrief gelten alle Veröffentlichungen, die sich extern an einen oder mehrere Empfänger richten, auch Faxe und E-Mails. Während die Gestaltung sich für alle Schriftformen nach DIN 5008 richtet, in der auch die Maße für die Seitenaufteilung angegeben ist, richten sich inhaltliche Angaben im Wesentlichen nach der Rechtsform des Unternehmens. Beachten Sie beim Geschäftsbrief schreiben deshalb einige Feinheiten und vermeiden Sie Fallstricke.

Interne Schriftstücke zwischen einzelnen Abteilungen und Niederlassungen gelten hingegen nicht als Geschäftsbrief, auch nicht Quittungen, Abholbenachrichtigungen oder Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis wie Werbung.

Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen

Entsprechend der Rechtsform des Unternehmens unterscheiden sich die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen.

Einzelunternehmen ohne HR-Eintrag: Nennung des Familiennamens des Inhabers und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

GbR: Nennung des Familiennamens des Inhabers und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Einzelunternehmen mit HR-Eintrag / OHG / KG

• Firmenbezeichnung laut HR-Eintrag
• Rechtsform OHG, KG oder e. K., e. Km. oder e. Kfr.
• Unternehmenssitz
• Name des Inhabers muss nicht aufgeführt sein

GmbH & Co. KG / GmbH & Co. OHG / AG & Co. KG

• Firmenbezeichnung laut HR-Eintrag
• Rechtsform OHG, KG o. ä.
• Unternehmenssitz
• bei GmbH-Beteiligung außerdem Firma der Beteiligung

GmbH / AG

• Rechtsform
• Unternehmenssitz
• Registergericht und Eintragungsnummer
• alle Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Bei AGs drohen Ordnungsstrafen vom Registergericht, wenn Missachtung der Vorschriften erfolgt.

Obligatorische Angaben beim Geschäftsbrief schreiben

Für alle Geschäftsbriefe ungeachtet der Rechtsform sollten außerdem einige Angaben obligatorisch sein:

• Datum und Ort
• Anschrift, E-Mail-Adresse und Webseite
• Bankverbindung
• Steuer-ID

Wo die Angaben auf dem Brief erscheinen, obliegt keiner Vorschrift, sie müssen jedoch deutlich lesbar sein. Empfehlenswert sind außerdem Angaben zu Webseite, Bankverbindung und Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail. Versenden sie den Brief per Post, achten Sie beim Geschäftsbrief schreiben darauf, dass Ihre Adresse auf dem Umschlag vermerkt ist, sowie auf die Unterschrift – ohne diese ist der Brief nicht rechtskräftig.

Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, versenden Handelsbriefe. Mit Handelsbriefen einher geht die Pflicht zur Aufbewahrung für einen Zeitraum von sechs Jahren ab Abschluss des Jahres, in dem der Brief abgesandt bzw. empfangen wurde.

Achten Sie auf den Stil

Schaffen Sie beim Geschäftsbrief schreiben auf ein positives Klima durch kurze und präzise Formulierungen, den Verzicht auf Phrasen, eine direkte Ansprache und durch positive Formulierungen. Zeigen Sie sich hilfsbereit und bieten Sie Alternativen an. Nutzen Sie Verben anstelle von Substantiven, aktive statt passive Formulierungen. Vermeiden Sie Konjunktive und Doppelungen. Achten Sie auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Schrecken Sie den Leser nicht mit Schachtelsätzen und missverständlichen Floskeln ab.

Die E-Mail als Form des Geschäftsbriefes

Der elektronische Schriftverkehr führt häufig zu einer weit weniger formalen Ansprache als es bei Geschäftsbriefen der Fall war. Wahren Sie auch bei E-Mails eine ordentliche Form. Beginnen Sie die E-Mail mit einer angemessenen Ansprache (Sehr geehrte/r, Guten Tag, etc.) und beenden Sie Ihren Text mit herzlichen / freundlichen Grüßen. Anstelle der eigenhändigen Unterschrift fügen Sie Ihren Namen ein – gerade bei Unternehmen, in denen kein fester Ansprechpartner gegeben ist (z. B. in Service-Centern) ist es für den Empfänger hilfreich, wenn er weiß auf wen er sich beziehen kann.

Und zu guter Letzt: Geben Sie jeder E-Mail einen eindeutigen Betreff. Das erleichtert die Zuordnung und das Wiederauffinden von E-Mails. Schaffen Sie ein strukturiertes Ablagesystem.

Als Unternehmer sind Sie dazu angehalten, geschäftlichen Schriftverkehr aufzubewahren. Dazu gehören auch E-Mails. Diese haben zwar vor Gericht nur eine eingeschränkte Beweiskraft, jedoch gelten sie ebenfalls als Handelsbriefe.

Die Signatur als Elektronische Unterschrift

Legen Sie eine Signatur fest, die jede E-Mail beschließt. Hier müssen bei Unternehmen mit HR-Eintrag grundsätzlich folgende Angaben enthalten sein:

• Rechtsform
• Unternehmenssitz
• Registergericht und Eintragungsnummer
• Name des Geschäftsführers

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, nennen mindestens eine vollständige Anschrift (kein Postfach).

Vorsicht bei Autorespondern

Es besteht die weit verbreitete Meinung, dass ein Autoresponder Sie vor rechtlichen Folgen schützt, wenn Sie dem Absender mitteilen, dass Sie nicht erreichbar sind. Ein Trugschluss. Die Erklärungen werden mit dem Zeitpunkt wirksam, an dem sie dem Empfänger zugehen – unabhängig davon, ob der Empfänger sie liest oder nicht. Allein die Möglichkeit dazu ist ausschlaggebend. Besonders weit verbreitet ist die Methode in großen Unternehmen im Urlaubsfall eines Mitarbeiters. Doch: Eine Nachricht richtet sich in der Regel an das Unternehmen, nicht an einen einzelnen Mitarbeiter. Sorgen Sie im Abwesenheitsfall deshalb für eine adäquate Vertretung.