Zu jedem unternehmerischen Alltag gehört das Rechnungen schreiben zum Alltag. Dabei führen falsch ausgestellte Rechnungen häufig zu unnötigen Zahlungsverzögerungen – oder Sie verschenken bares Geld, wenn Sie fehlerhafte Rechnungen annehmen. Fehlen gesetzlich vorgeschriebene Angaben, erlischt die Rückerstattungsfähigkeit der Vorsteuer.

Rechnungen schreiben und Empfangen

Prüfen Sie alle ein- und ausgehenden Rechnungen eingehend auf folgende Komponenten:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-ID
• fortlaufende Rechnungsnummer, welche die eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Lieferzeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz
• die Höhe des Steuerbetrags bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Pflichten nach §14a UStG
• Boni und Rabatte, wenn diese nicht im Entgelt berücksichtigt sind
• Zahlungsziel
• Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht bei Privatkunden

Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen sind gleichgestellt, wobei Einvernehmen im Rechnungsempfang bestehen muss (stillschweigende Billigung reicht aus). Die Regelungen gelten auch für Kleinunternehmer, wobei die Nennung der Umsatzsteuer durch den Passus “Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.” ersetzt wird.

Quittung statt Rechnung

Bei Kleinbeträgen unter 150 € sind ausnahmsweise auch Quittungen möglich. Diese enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Bruttoentgelt
• die Höhe des Steuersatzes bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung

Achtung: Sind Sie für ein Unternehmen oder eine juristische Person tätig, muss die Rechnungsstellung spätestens sechs Monate nach Leistungserstellung erfolgen. Nur bei Rechnungen an Endverbraucher gibt es keine Pflichtvorgaben.

Aufbewahrungsfrist

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei elektronisch empfangenen Rechnungen reicht es nicht aus, den Ausdruck aufzubewahren, Das Gesetz schreibt eine „unveränderbare Form“ vor, d. h. die Originaldatei muss ebenfalls aufbewahrt werden. Umgekehrt dürfen Papierrechnungen gescannt werden und treten an die Stelle der Originale.

Mahnwesen

Zunächst: Nutzen Sie bereits vor dem Abschluss von Lieferverträgen die Bonität von Kunden auf allen möglichen Wegen. Kunden, die keine hinreichende Bonität haben, sollten Sie von Krediten ausschließen. Prüfen Sie, welche Zahlungsziele der Kunde in Anspruch nimmt, ob er Zahlungen verspätet leistet, oder um Aufschub bittet. Wie sieht der Maschinenpark das Kunden aus – sind die Maschinen in schlechtem Zustand, die Kapazitäten nicht ausgelastet, das Image der Produkte schlecht? Arbeiten Sie mit Außendienstmitarbeitern, schulen Sie diese auf derartige Früherkennungsmaßnahmen. Nutzen Sie auch Wirtschaftsauskünfte und Inkassounternehmen, vielleicht sind auch Jahresabschlüsse öffentlich einsehbar?

Bieten Sie Kunden Anreize, rasch zu zahlen (Skonti). Schaffen Sie Sicherheit durch Bürgschaften, wenn es um hohe Summen geht. Haben Sie eine Leistung erbracht, zögern Sie nicht mit der Rechnungsstellung. Lassen Sie nicht zu, dass der Kunde aufgrund von Fehlern Anlass zum Hinauszögern der Zahlung hat.

Überwachen Sie Zahlungsvorgänge

Sorgen Sie für eine genaue Überwachung der Zahlungsvorgänge. Zahlt ein Kunde nicht pünktlich, erinnern Sie ihn freundlich daran. Prüfen Sie vorher intern, ob eine Reklamation vorliegt, die Lieferung vollständig erfolgte und die korrekte Rechnung versandt wurde. Trifft das alles zu, ist Ihr Kunde im Verzug. Ein Firmenkunde kommt auch ohne Nennung eines Zahlungsziels spätestens mit Ablauf einer 30-tägigen Frist in Verzug. Fehlt die Angabe des Zahlungsziels bei Privatkunden, bedarf es zunächst einer Mahnung. Ist die Frist verstrichen und sind keine verzögerten Buchungen mehr zu erwarten, schreiben Sie eine Mahnung. Dafür gibt es keine vorgeschriebene Form, sollte jedoch folgende Bestandteile enthalten:

• Name und Anschrift von Schuldner und Gläubiger
• Höhe der Forderung
• erbrachte Leistung
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• das Zahlungsziel
• eine Frist, wann die überfällige Zahlung eingegangen sein muss (z. B. fünf Tage, nicht „sofort“).

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Rechtlich besteht zwischen einer Zahlungserinnerung und der Mahnung kein Unterschied, jedoch wirkt eine freundliche Erinnerung eher so, als wollten Sie den Kunden nicht sofort verprellen. Es ist Ihre Pflicht, die Zustellung der Rechnung nachzuweisen – schicken Sie das Mahnschreiben deshalb am besten als Einschreiben mit Rückschein. Muster für Mahnschreiben gibt es auch im Internet. Führt eine Mahnung nicht zum gewünschten Erfolg, zögern Sie nicht, fremde Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Möglicherweise fassen Sie vorher telefonisch nach und fordern den Entgelt für Ihre erbrachte Leistung ein. Bleiben Sie dabei möglichst unemotional. Professionelle Inkassoinstitute oder ein Anwalt helfen Ihnen dabei, Gelder einzutreiben. Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners besteht ein Anspruch auf die Erstattung der Rechtsanwaltsgebühren. Ein Inkassounternehmen überwacht bei der Vereinbarung von Ratenzahlungen deren Eingang, die Kosten dafür trägt der Schuldner.

Vorsicht: Es gibt viele unseriöse Inkassounternehmen. Eine Liste vertrauenswürdiger Institute finden Sie z. B. bei Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU): www.inkasso.de.

Mahnverfahren

Hilft das alles nichts, besteht die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten – sofern davon auszugehen ist, dass Ihr Schuldner keinen Widerspruch gegen die Forderungen einlegt. Das Ergebnis ist ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid, der dem Schuldner durch das Gericht zugestellt wird. Mit diesem Titel, den der Gläubiger erwirkt, können Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden. Legt der Schuldner Widerspruch ein, folgt ein gerichtliches Klageverfahren. Prüfen Sie zunächst anwaltlich, ob dieses Erfolg versprechend ist – nicht zuletzt, da vor dem Landgericht ein Anwaltszwang bei Forderungen von mehr als 5.000 € gilt. Bereits ab dem Zeitpunkt des Verzugs haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen.

Berücksichtigen Sie säumige Kunden in der Finanzplanung

Vor allem, wenn Sie mit hohen Summen kalkulieren, kann bereits ein einzelner Kunde Ihre Existenz gefährden. Sprechen Sie frühzeitig mit der Hausbank über Außenstände – nicht erst dann, wenn der Kreditrahmen vollständig erschöpft ist. Ziehen Sie eine Kreditversicherung in Betracht, die bei Zahlungsausfällen Ihrer Schuldner einspringt. Bei Leistungen, die aus Werkverträgen resultieren, sorgt das Forderungssicherheitsgesetz für vertragliche Sicherheit. Auftragnehmer haben hiernach die Möglichkeit, für noch nicht gezahlte Vergütungen Sicherheiten in Form von Bürgschaften zu verlangen. Alternativ besteht die Möglichkeit, Abschlagszahlungen für Teilleistungen zu fordern.

Länderübergreifendes Mahnwesen

Mit den Staaten der EU, Israel und Zypern ist auch ein länderübergreifendes Mahnwesen möglich. Es reicht, wenn der Schuldner in einem der Staaten einen Zustellbevollmächtigten hat. Eine Zuständigkeit eines deutschen Gerichtes besteht dann, wenn die Parteien dies offiziell vereinbart haben. Dabei sollten Sie auf deutliche Formulierungen achten: „Gerichtsstand ist Berlin“ ist wesentlich schwammiger als „Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist für beide Teile Berlin“.

Vorsicht ist bei Klauseln wie „Erfüllungsort ist Bukarest“ geboten – am Erfüllungsort kann auch geklagt werden, d. h. die Zuständigkeit eines deutschen Gerichts wäre nicht gegeben. Ist kein deutsches Gericht zuständig, führen Sie das Mahnverfahren am Wohnsitz Ihres Schuldners durch, was anwaltliche, sprachkundige Hilfe vor Ort erfordert.

Nutzen Sie auch für Mahnbescheide ins Ausland den Vordruck für das Inland. Um Übersetzungen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Zahlt der Schuldner auf Ihren Antrag hin nicht, können Sie einen Europäischen Vollstreckungstitel erwirken – mit diesem kann ohne eine weitere Überprüfung im Zielland vollstreckt werden. Die Kosten schießen Sie als Gläubiger zunächst vor – schnell kommen 300-400 € zusammen.

Alternativ ist das Europäische Mahnverfahren möglich – Formulare sind beim Europäischen Mahngericht für Deutschland abrufbar (http://www.berlin.de/sen/justiz/gerichte/ag/wedd/eumav.de.html). Anstelle eines Mahnbescheides erlässt das Gericht hier einen Europäischen Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat eine 30-tätige Einspruchsfrist ab Zustellung. Bei einem Einspruch startet ein gewöhnlicher Zivilprozess, ansonsten wird der Zahlungsbefehl vollstreckt. Der Vorteil: das Verfahren ist ähnlich teuer, läuft aber schneller ab als ein deutsches Mahnverfahren. Der Nachteil: Die formalen Anforderungen sind mit Abgabepflicht von Sachverhalt und Beweismitteln höher.