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Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung widmet sich der internen Sicherung des angestrebten Qualitätsniveaus sowie der permanenten Optimierung.

Qualitätssicherung

Vielfach erfolgt die Qualitätssicherung heute rechnerbasiert. Eine wichtige Hilfestellung zur Umsetzung eines Qualitätsziels ist die Norm-Serie ISO 9000 als eine Art Leitfaden zum Aufbau eines Managementsystems.

Die Prinzipien des Qualitätsmanagements

Kundenorientierung
Unternehmensführung (Übersetzung der Vision in Unternehmensziele)
Einbeziehung von Mitarbeitern in Entscheidungsprozesse
Prozessorientierung / -optimierung
Systemorientierter Ansatz als Effektivität von Einzelprozessen und Ausmachen von Optimierungspotenzial
Verbindung von Verbesserungen und strategischer Planung zu wettbewerbsfähigen Geschäftsplänen
messbare Verbesserungsziele und Bereitstellung erforderlicher Mittei
Einbeziehung der Mitarbeiter in Prozessoptimierung
Sachorientierte Führung: Entwicklung von Unternehmensstrategien mit Sach- und Informationsbezug
Optimierung der Unternehmensleistung unter Einbeziehung von Daten und Informationen
gegenseitiger Nutzen in der Lieferantenbeziehung durch strategische Partnerschaften
Einbeziehung von Lieferanten in Arbeitsplanung; Stärkung der Leistungsfähigkeit durch Trainingsmaßnahmen

Daneben hilft es schon, Betriebsabläufe zu dokumentieren – so haben Sie direkt einen Leitfaden, den Sie Ihrem ersten Mitarbeiter geben können.

Eine Zertifizierung durch einen neutralen Gutachter hilft auch bei der Außenwirkung – ein wichtiges Signal an die Kunden, dass Sie bei Ihnen mit guter Ware rechnen können.

Arbeitsmodelle

Überlegen Sie sich genau, welches Personal Sie benötigen, wie die Stellen zu besetzen sind und welche Anforderungen sowohl körperlicher als auch geistiger Natur notwendig sind, um Ihr Unternehmen weiter voranzutreiben. Erstellen Sie einen Personalbedarfsplan für die ersten drei Jahre. Die Kosten für das Personal berücksichtigen Sie in Ihrer Finanzplanung – Lohnnebenkosten liegen bei mindestens 20 % des Bruttolohns. Verschiedene Arbeitsmodelle im Überblick.

Arbeitszeitmodelle

Geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (450 €-Job): Sie als Arbeitgeber zahlen einen festgelegten Betrag in die Krankenversicherung des Mitarbeiters sowie eine Abgabe an die Rentenkasse und eine Pauschalsteuer für Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Dieser liegt aktuell bei 30 % der Lohnkosten: 15 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung, 2 % Pauschalsteuer für Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag (bei haushaltsnahen Dienstleistungen 5 %, 5 % und 2 %). Schwankt das Arbeitsaufkommen, entscheidet der Durchschnittswert nach zwölf Monaten darüber, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt. Achtung: Auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld fallen unter den Maximalbetrag.

Sie legen am Jahresende der Knappschaft Bahn See zu jedem Beschäftigungsverhältnis eine Abrechnung vor – im schlimmsten Fall wird die Beschäftigung als versicherungspflichtig eingestuft (allgemein ist die Toleranzgrenze jedoch hoch). Minijobber unterliegen seit 2013 der Rentenversicherungspflicht, eine Befreiung ist durch eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber möglich. Übt ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs aus, werden die Jobs addiert, d. h. sie sind sozialversicherungspflichtig, eine einzelne geringfügige Beschäftigung neben dem Hauptjob ist sozialversicherungsfrei.

Niedriglohn-Job (450-850 €): Die Besonderheit des Midi-Jobs: Der Arbeitgeber zahlt die vollen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. für die Krankenkasse maximal einen Anteil von 21 % bei linearem Anstieg. Ansonsten ist alles wie beim Mini-Job.

Kurzfristige Beschäftigung: Die Tätigkeit ist begrenzt drei Monate Arbeitszeit beziehungsweise 70 Arbeitstage im Kalenderjahr. Egal, wie hoch das Einkommen ist – bei kurzfristigen Beschäftigungen fallen keine Pauschalbeträge für die Sozialversicherung an, jedoch besteht Steuerpflicht. Die Abrechnung erfolgt über Lohnsteuerkarte oder durch eine Pauschalversteuerung von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Teilzeitkräfte: Die Mitarbeiter unterscheiden sich von Vollzeitkräften durch die geringere Wochenarbeitszeit und bieten dementsprechend Kostenvorteile gegenüber Vollzeitkräften. Der Vorteil: Die Arbeitskraft wächst mit dem Umsatz zusammen mit. In Betrieben mit mehr als 15 Mitarbeitern steht den Angestellten die Inanspruchnahme von Teilzeitmodellen gesetzlich zu, sofern der Arbeitsvertrag länger als sechs Monate besteht.

Befristete Anstellung: Teilzeit, Vollzeit, als Schwangerschaftsvertretung oder projektbezogen ist möglich. Die Beendigung des Arbeitsverhältnis erfordert keine gesonderte Kündigung, sondern endet automatisch. Die Befristung ist für maximal zwei Jahre möglich. Auch hier besteht Anmeldepflicht bei der Minijobzentrale.

Zeitarbeit: Der Arbeitnehmer ist bei der Zeitarbeitsfirma fest angestellt und wird Ihrem Betrieb gegen Rechnung überlassen. Vorteil: Sie haben keine Lohnnebenkosten oder zahlen Urlaubsgeld, sondern nur einen vertraglich festgelegten Stundensatz.

Freie Mitarbeiter sind gleichzeitig für andere Kunden tätig. Sie stellen ihre Arbeitsleistung gegen Rechnung zur Verfügung, sodass hier keine Nebenkosten für Sie als Arbeitgeber anfallen. Der Vorteil: Beide bleiben selbstständig, profitieren für den Rahmen eines Projektes jedoch voneinander. Bei Kooperationen ergeben sich zudem bestenfalls Synergien, Ressourcenbündelungen und eine Risikominimierung. Vorsicht: Ist ein Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum nur für Sie tätig, stellen Sie ihm einen festen Arbeitsplatz zur Verfügung oder besteht zu festen Zeiten Anwesenheitspflicht liegt möglicherweise eine sogenannte Scheinselbstständigkeit vor. Ermittelt die Rentenversicherung eine solche Scheinselbstständigkeit, zahlen Sie alle Sozialleistungen nach (den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil!).

Vollzeitmitarbeiter: Sie stellen Mitarbeiter fest und unbefristet ein. Die Grundlage bildet ein schriftlicher Arbeitsvertrag, Sie zahlen Gehalt und Lohnnebenkosten.

Detaillierte, verbindliche Informationen liefern zum Thema Beschäftigung insbesondere Arbeitgeberverbände.

Telearbeit oder im Büro?

Neben der Frage, ob Sie Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit einstellen, keimt im Zuge von flexiblen Arbeitsmodellen immer häufiger auch die Frage auf: Arbeitet ein Mitarbeiter in einem Büro oder von Zuhause aus? Gerade für Gründer stellt sich eventuell die Frage nach einem eigenen Büro, d. h. die Mithilfe eines Mitarbeiters ist zwar gefragt, jedoch arbeiten Sie selbst vom Küchentisch aus. Telearbeit kann eventuell Abhilfe schaffen, wenn die entsprechenden Arbeitsbedingungen gegeben sind. Telearbeit zeichnet sich aus durch einen vom Auftraggeber getrennten Arbeitsplatz, eventuell auch alternierende Arbeitsplätze sowie flexible Arbeitszeiten. Beide Arbeitsformen haben Vor- und Nachteile.

Vor- und Nachteile von Telearbeit (Home Office)

Vorteile der Telearbeit	Nachteile der Telearbeit
geringe Kosten für Büro und Ausstattung Flexibilität im Personaleinsatz geringere Kosten für technische Einrichtung des Arbeitsplatzes Kosteneinsparung in der Papierkommunikation gesteigerte Mitarbeiterkommunikation geringere Reise- und Fahrtkosten	schlechtere Überwachungsmöglichkeit hohe Erstausstattungskosten für EDV verminderte Vertraulichkeit Abhängigkeit von Gebühren für allgemeine Kommunikationssysteme Monotonie von Arbeitsaufgaben geringere berufliche Aufstiegschancen soziale Isolation fließende Grenzen zwischen Arbeitseinsatz und Freizeit Schwächung der betrieblichen / gewerkschaftlichen Interessenvertretung

Personalsuche und Personalauswahl

Haben Sie Ihr Raumangebot und Ihren Arbeitsbedarf ermittelt, machen Sie sich an die Suche nach passenden Mitarbeitern. Hilfreich bei der Personalsuche sind:

Jobbörsen im Internet
Arbeitsagentur für Arbeit
Stellenanzeigen in Zeitungen (ggf. auch im Ausland)
das eigene Netzwerk (Bekannte, Verwandte, Freunde)
private Arbeitsagenturen und Headhunter
Hochschulen
Empfehlungen eigener Mitarbeiter

Personalauswahl

Eine sorgfältige Personalauswahl entscheidet mit über den Unternehmenserfolg. Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital. Doch gerade für junge Unternehmen gestaltet sich die Suche nach Mitarbeitern häufig schwierig, da qualifizierte Kräfte das Risiko scheuen, bei jungen Gründern anzuheuern.

Überlegen Sie sich, wozu Mitarbeiter gebraucht werden. Vielleicht können Sie Positionen auch mit Schwerbehinderten besetzen? Hierbei ist die finanzielle Unterstützung durch staatliche Stellen möglich. Informationen erhalten Sie vom Integrationsamt. Auch für Arbeitslose erhalten Sie finanzielle Unterstützung (Eingliederungszuschüsse) , Kurzarbeitergeld oder ausbildungsbegleitende Hilfen.

Auswahlverfahren

Entwickeln Sie ein standardisiertes Auswahlverfahren, durch das Sie Stärken und Schwächen von Bewerbern auf einfache Weise herausfiltern können. Überlegen Sie sich, ob Sie ein Assessment Center durchführen oder einzelne Interviews führen, ob Sie Arbeitsproben einfordern oder Referenzen nutzen. Bereiten Sie das Bewerbungsgespräch gut vor, damit Sie alle relevanten Informationen erhalten – manchmal gibt der Lebenslauf wichtige Details nicht preis. Erfahren Sie möglichst viel, indem Sie den Bewerber fragen:

Warum bewerben Sie sich hier?
Haben sie sich einen Eindruck vom Unternehmen verschafft? Was reizt Sie besonders, hier zu arbeiten?
Können Sie Ihren Werdegang noch einmal persönlich wiedergeben?
Welchen größten Herausforderungen standen Sie dabei gegenüber?
Weshalb wollen Sie Ihren aktuellen Job aufgeben?
Ergreifen Sie Maßnahmen zu Ihrer Weiterbildung?

Nutzen Sie dazu vor allem offene Fragen, bei denen der Bewerber etwas erzählen kann. Ja-Nein-Antworten ermuntern nicht zum Sprechen und sind daher wenig ergiebig. Vermeiden Sie auch Suggestivfragen, die eine Antwort bereits nahelegen und damit wenig aufschlussreich sind. Achten Sie darauf, keine unzulässigen Fragen zu stellen. Dazu gehören Fragen nach Vermögensverhältnissen, Vorstrafen, Scheidungen, Hochzeitsplänen oder Kinderwunsch sowie nach bestehenden Schwangerschaften.

Optimierung der Webseite

Das Ziel Ihrer Webseite ist eine hohe Auffindbarkeit im Netz. Entscheidend für ist das Ranking, das anhand eines komplexen Algorithmus ermittelt wird. Google nennt die Bewertung einer Seite nach ihrem Erfinder Larry Page den “Pagerank”: Je bekannter eine Seite im Internet ist, desto höher der Pagerank. Möglich sind Werte von 0 bis 10 – den Maximalwert haben weltweit bislang jedoch nur wenige Seiten wie CNN, Adobe oder das Weiße Haus erreicht. Dennoch lohnt sich die Optimierung der Webseite.

Entscheidend für ein gutes Ranking sind im Wesentlichen vier Faktoren:

Content
Optimierung
Verlinkung
Zeit

Verbessern der Ranking-Position durch SEO

Abgesehen von der Zeit – der Dauer, wie lange eine Seite besteht -, können Sie über die Suchmaschinenoptimierung Einfluss auf die Faktoren nehmen. Als Suchmaschinenoptimierung (SEO) werden dabei alle Maßnahmen bezeichnet, die der Optimierung der Webseite dienen, um bei Anfragen zu bestimmten Ergebnissen gegenüber anderen Webseiten im Vorteil zu sein. Die perfekte Optimierung kann es nicht geben, Suchmaschinen wie Google veröffentlichen ihre Algorithmen, mithilfe derer sie ihr Ranking bestimmen, nicht.

Doch gibt es Erfahrungswerte und Best Practices, die einige Maßnahmen implizieren, die Ihr Ranking in jedem Fall verbessern. Dazu gehören

Bedienbarkeit der Seite
Ladegeschwindigkeit
nutzerfreundliches (adaptives) Design
interne Links
XML-Sitemaps
Steuerung des Crawlings über die robots.txt-Datei

Bei den entsprechenden Einstellungen hilft der Webmaster sicherlich gern weiter.

Onpage-Optimierung der Webseite

Mit einer Schlüsselwortdichte von 3-4% verbessern Sie die Auffindbarkeit Ihres Textes bei Google, ohne für den Leser penetrant zu wirken. Achtung: Eine zu große Keyword-Dichte wird von Google abgestraft!

Verwenden Sie in Ihren Texten auch Synonyme von Keywords.
Eine Unterseite sollte für ca. 1-3 Keywords optimiert werden, nicht mehr.
Gehen Sie bei der Formulierung der Texte nicht allzu inflationär mit Keywords um. Eine Keyworddichte von ca. 3% gilt als optimal.
Vorsicht vor Übertreibungen! Suchmaschinen erkennen diese inzwischen und strafen Seiten ab, die willkürlichen Gebrauch von Keywords in Alt-Attributen machen.
Bilder sollten stets auch das Keyword im Dateinamen enthalten, da auch darüber Traffic auf der Seite generiert werden kann.

Strukturieren Sie Texte leserfreundlich

Relevante Inhalte gehören an den Anfang des Textes. Je weiter hinten im Text Wörter erscheinen, desto weniger wichtig werden sie als Keywords eingestuft. Heben Sie wichtige Begriffe fett oder kursiv hervor. Verzichten Sie auf identische Inhalte auf mehreren Domains (Spiegeln). Überprüfen Sie den Text gründlich auf die richtige Rechtschreibung und Ortografie und halten Sie Inhalte stets aktuell.

Nutzen Sie bei der Erstellung des Textes Überschriften (H1 bis H6). Browser, Suchmaschinen und Screen Reader, die ein barrierefreies Internet ermöglichen, erkennen die Überschriften.

Erstellen Sie einzigartige Texte (Unique Content). Copy + Paste sind tabu. Ein Artikel sollte dabei mindestens 250-300 Wörter lang sein. Auch wenn das Ende nach oben offen ist: Leser haben im Internet meist nicht die Muße, seitenlange Texte zu lesen.

Die Klicktiefe sollte gering sein. Diese bezeichnet den Weg, den ein Nutzer zurücklegen muss, um von der Homepage auf die entsprechende Unterseite zu gelangen. Je schneller eine Seite von der Hauptseite aus erreichbar ist, desto größer ist ihre Bedeutung.

Die Auswahl der Keywords

Passende Keywords finden Sie über Keywords-Datenbanken, Logfile-Analysen Ihrer Webseite oder auch die Meta-Angaben auf den Webseiten Ihrer Konkurrenz. Achten Sie auf verschiedene Schreibweisen und Wortkombinationen. Gerade bei Themen mit einer großen Konkurrenz lassen sich durch Kombinationen bessere Rankings erzielen als durch einzelne Wörter. Verwenden Sie auf jeder Unterseite nur einzelne Keywords. Die wichtigsten davon sollten vorkommen im Titel der Seite, in Überschriften, im Fließtext, im Datei- oder Verzeichnisnamen, in Linktexten sowie in der Meta Description.

Anpassungen im Hintergrund

Nur eine dynamisch weiterentwickelte Website bleibt dauerhaft für den Leser interessant. Kommentare, Feedback und die Weiterentwicklung auf der Basis des durch Analyse-Tools ermittelten Besucherverhaltens tragen zur Optimierung Ihrer Website bei.

Die URL stellt keinen direkten Rankingfaktor dar, ist jedoch insofern relevant, da kürzere URLs in den Ergebnissen der Suchmaschine eher angeklickt werden als lange. Gleichzeitig werden sie eher verlinkt und über Mundpropaganda weiter verbreitet als lange Namen.
Bei Unterseiten hat sich gezeigt, dass es vorteilhaft ist, wenn das Keyword nahe am Domainnamen steht. “domain.de/keyword” wirkt sich positiver aus als “domain.de/subsite/keyword”.
Zur Trennung von Wörtern im Domainnamen eignet sich der Bindestrich am besten.
Vermeiden Sie Weiterleitungsketten auf andere URLs.

Der Title Tag einer Website – jene Überschrift, die bei Suchanfragen angezeigt wird – zeigt einen deutlichen Zusammenhang von Position des Keywords in der Überschrift und dem Rankingplatz. Je weiter vorne das Keyword im Titel platziert ist, desto besser das Rankingergebnis.

Die Meta Description – die kurze Beschreibung, die im Suchergebnis unter der Überschrift angezeigt wird – spielt hingegen bei der Bewertung durch die Suchmaschine keine Rolle. Der Leser erhält über die Description jedoch einen ersten Einblick in den Inhalt der Seite. Entsprechend sollte der Text ansprechend sein und das Interesse des Lesers wecken.

Fügen Sie bei Bildern oder Videos alternative Texte ein. Dies trägt nicht nur zur Barrierefreiheit des Textes bei, sondern so können Suchmaschinen auch die visuellen Elemente auslesen. So sollte auf jeder wichtigen Seite ein Bild erscheinen, das ein Keyword im Alt-Attribut enthält.

Inwiefern eine interne Verlinkung des Contents positiv für das Ranking ist, weiß man nicht so genau. Jedoch ist davon auszugehen, dass eine starke interne Verlinkung die Relevanz der Seite gegenüber wenig verlinkten Seiten steigert.

Robots haben es leichter, HTML zu durchsuchen. Vermeiden Sie Flash oder Script-Sprachen, die eine Suche nach Inhalten erschweren. Verwenden Sie Bilder, nutzen Sie zusätzliche Bildbeschreibungen, die von den Robots erfasst werden können.

Offpage-Optimierung der Webseite

Während sich die On-Page-Optimierung auf Maßnahmen auf der eigenen Website bezieht – Keywords, Content und eine crawlerfreundliche Website-Struktur -, findet die Off-Page-Optimierung im gesamten Internet statt, d. h. kann nur mittelbar beeinflusst werden.

In erster Linie spielt die Verlinkung anderer Seiten auf das eigene Angebot, sogenannte Backlinks, eine bedeutende Rolle beim Ranking: Je mehr Anbieter auf das eigene Angebot verweisen, desto besser. Backlinks wirken quasi als Empfehlung und steigern die Reputation. Dabei spielt auch die Qualität der anderen Seite eine tragende Rolle: Je höher das Ranking der anderen Anbieter, desto besser für die eigene Seite.

Immer wichtiger wird auch die Bekanntheit und Verbreitung der eigenen Website in den Sozialen Netzwerken. Sorgen Sie für die Erwähnung in Blogs und Netzwerken wie Facebook und Google+.

Vorsicht: Gegenseitige Verlinkungen von Seiten werden seitens Google ebenso ignoriert wie massenhafte Verlinkungen in Foren, die häufig mit dem “nofollow”-Attribut versehen sind. Tragen Sie sich nicht wahllos in Webkataloge ein, zumal deren Bedeutung nachgelassen hat. Wichtig bleibt jedoch das Open Directory Project – ein Eintrag wirkt sich positiv auf das Ranking aus.

Webtexte schreiben

Nicht nur Suchmaschinen belohnen textreiche Webseiten mit einem besseren Ranking, auch Ihre Leser werden es Ihnen danken. Achten Sie dabei auf einige Besonderheiten, die das Webtexte schreiben mit sich bringt.

Lesen im Web vs. analoges Lesen

Der wichtigste Unterschied im Rezeptionsverhalten eines analogen und digitalen Lesers: Der Internetnutzer liest nicht, sondern surft:

sprunghaftes Scannen nach relevanten Informationen
das Lesen ist langsamer als auf Papier
Lesen erfolgt häufig auf mehreren Browserseiten gleichzeitig
Entscheidung nach Nutzwert
durchschnittliches Weiterklicken nach ca. 7 Sekunden
Ablenkungspotenzial durch Links, Buttons, Banner, Videos
eigene Aktivität, d. h. er ist nicht nur Rezipient, sondern produziert gleichzeitig eigene Inhalte

Für Sie als Unternehmen bedeutet das: Kommen Sie dem Leseverhalten entgegen, holen Sie den Leser ab und schaffen Sie Aufmerksamkeit. Mit relevanten Inhalten laden Sie ihn zum Verweilen auf Ihrem Webangebot ein.

Strukturierung von Webseiten

Kommen Sie dem Leser entgegen durch:

aussagekräftige Überschriften und Zwischenüberschriften
Absätze
positionieren Sie die zentrale Botschaft am Anfang des Textes
jede Unterseite der Website ist unabhängig für sich verständlich
Hervorhebungen wichtiger Schlagworte durch Fett- und Kursivschrift
Steigerung der Neugier durch Links auf weitere Unterseiten
Nutzung des multimedialen Potenzials: Texte mit Bildern, Links und Videos anreichern
Wichtige Inhalte stehen links oben, unwichtige rechts unten (Eye Tracking-Tests haben hier die typische Blickrichtung beim Erfassen von Inhalten ermittelt)

Definition der Zielgruppe und Sprachwahl

Überlegen Sie sich, für wen Sie schreiben und passen Sie die Sprache an die Zielgruppe an. Ein Kunde im Private Banking-Segment erfordert eine andere Ansprache als der Kunde eines Skateshops. Schreiben Sie bildhaft, vermeiden Sie Passivkonstruktionen, Füllwörter und verschachtelte Sätze und beschränken Sie Modalverben auf ein Minimum. Formulieren Sie unter Berücksichtigung einiger Regeln:

aktive Sätze (keine Passivkonstruktionen)
Berücksichtigung von Keywords zur Onpage-Suchmaschinenoptimierung
präzise, objektive und faire, gut recherchierte Inhalte
wenige oder keine Verwendung von Modalverben (können, müssen, sollen)
einfache, nicht verschachtelte Sätze
Verzicht auf Füllwörter
anschauliche, bildhafte Sprache
auch komplizierte Sachverhalte verständlich erklären (Die Sendung mit der Maus macht es vor)
Wortwahl und Anrede auf die Zielgruppe angepasst

SEO-Optimierung

Der beste Inhalt bringt Ihnen nichts, wenn Sie nicht das Ranking im Hinterkopf behalten. Flechten Sie eine Keyworddichte von ca. 3 Prozent in Ihre Texte ein, je Artikel sollten es nicht mehr als 1-2 sein. Außerdem gilt: Je weiter vorn im Text ein Keyword erscheint, desto größer die Relevanz. Entscheidend für ein gutes Ranking sind im Wesentlichen vier Faktoren:

Content
Optimierung
Verlinkung
Zeit

Abgesehen von der Zeit – der Dauer, wie lange eine Seite besteht -, können Sie über die Suchmaschinenoptimierung Einfluss auf die Faktoren nehmen. Doch bedenken Sie bei allem stets auch: Die perfekte Optimierung kann es nicht geben und Texte, die ausschließlich zum Zwecke der SEO verfasst sind, wirken häufig nicht authentisch – das merken die Leser und werden es abstrafen.

Hilfe beim Webtexte schreiben

Um Texte zu erstellen, die für den Leser relevant sind und einen Mehrwert bieten, bedarf es einiger Übung. Schließlich gibt es inzwischen Inhalte wie Sand am Meer. Es gilt, sich abzuheben und mit einzigartigem Content zu überzeugen. Unsere Experten unterstützen Sie dabei – durch informative Texte, die individuell auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sind. Treten Sie mit uns in Kontakt und wir entwerfen ein auf Sie zugeschnittenes, einzigartiges Konzept für einen erfolgreichen Dialog mit Ihrer Zielgruppe.

Wareneinkauf

Der Wareneinkauf ist einer der größten Posten im laufenden Geschäftsbetrieb. Überlegen Sie sich, wie Sie die Materialkosten gering halten.

Auswahl des preisgünstigsten Lieferanten durch regelmäßige Preisvergleiche.
Nutzen Sie das Skonto durch Sofortzahlungen.
Boni, Rabatte, Kommissionsware
Kontrolle von Wareneingang und Rechnungen
Einkauf des richtigen Materials, ggf. Substitution durch günstigere Alternativen ohne Qualitätsverlust
Kostensenkung durch größere Mengen, sofern Sie diese auch verbrauchen können.
Just-in-time-Lieferanten, um Lagerkosten einzusparen

Arbeitsorganisation

Nur mit einem guten Zeitmanagement lassen sich Termine einhalten und Aufgaben stressfrei abarbeiten. Notieren Sie sich wichtige Details zu Aufträgen immer schriftlich, übergeben Sie dem Kunden eine Kopie davon. Einige Tipps zur Arbeitsorganisation.

Nutzen Sie zur internen Aufgabenbearbeitung Formulare und Checklisten. Arbeiten Sie Aufgaben nach Priorität ab.

Das Eisenhower-Prinzip

wichtig / nicht-dringend

Termin festlegen und selbst erledigen

wichtig / dringend

sofort selbst bearbeiten

nicht dringend / nicht wichtig

Papierkorb

dringend / nicht wichtig

delegieren

Tipps zur Arbeitsorganisation

Messen Sie, wie lange Sie für bestimmte Arbeitsabläufe benötigen. Das hilft Ihnen, einen Überblick über einzelne Tätigkeiten zu gewinnen und Prozesse besser zu planen.
Beenden Sie zuerst einen Arbeitsprozess, bevor Sie sich einem anderen zuwenden. Beantworten Sie nicht permanent E-Mails oder Telefonate, sondern schaffen Sie sich Arbeitseinheiten, in denen Sie ungestört arbeiten können.
Sprechen Sie Gruppentermine in Arbeitsgruppen ab und sparen Sie so Zeit bei der Koordinierung. Ein einfaches Online-Tool dafür ist Doodle.
Finden Sie heraus, zu welcher Tages- oder Nachtzeit Sie am Produktivsten arbeiten können.
Beschränken Sie Inhalte in Meetings auf das Wesentliche. Vermeiden Sie unnötiges Geschwätz.
Nutzen Sie die Salamitaktik für unliebsame Aufgaben, oder um komplexe Aufgaben in einzelne Schritte zu zerlegen. Das erleichtert auch den Wiedereinstieg, wenn Sie sich eine Weile nicht mit der Aufgabe beschäftigt haben. Das Gehirn hat außerdem die Möglichkeit, nach der Bewältigung von Teilaufgaben Endorphin freizusetzen.
Definieren Sie Ziele. Nur dann können Sie auch etwas erreichen.
Lernen Sie Nein zu sagen.
Reduzieren Sie To-do-Listen. Bei zu vielen Listen entsteht schnell das Gefühl, dass nichts voran geht. Streichen Sie die Listen auf so wenige wie möglich zusammen oder verzichten Sie ganz darauf.
Kleine Pausen wirken Wunder. Ein kleiner Spaziergang, ein paar Streck- und Dehnübungen oder der minutenlange Blick aus dem Fenster steigern die Konzentrationsfähigkeit danach enorm. Gleiches gilt für arbeitsfreie Tage: Nur mit Auszeiten, in denen Sie sich ausschließlich Freunden und Familie widmen, tanken Sie Kraft und vermeiden Burn-outs.

Hilfe durch Personal Kanban

Hilfe bei der Arbeitsorganisation bieten auch zahlreiche Online-Tools: Neben der To-do-Verwaltung über das E-Mail-Programm setzt Apple auf Things, eine Alternative bietet jedoch auch das System des Personal Kanban. Das System ermöglicht den Überblick zu behalten, bei gleichzeitiger Fokussierung auf das Thema und der Orientierung des Tagesthemas am großen Ganzen. Der Weg zum persönlichen Kanban:

Wahl des Boards: Whiteboard, Flip Chart, großes Papier
Festlegung eines Zeitraums, der zum Unternehmen passt
Post-ist: Größe so wählen, dass waagrecht sechs, senkrecht 5-6 Notizzettel auf das Board passen; drei, max. vier unterschiedliche Farben wählen.
Raster aufzeichnen:

zu erledigen	nächste Aufgabe	in Arbeit	erledigt

		wartet

Natürlich sind auch ähnliche Raster möglich, die Ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Sie haben mehrere Aufgaben parallel am Laufen? Sie fügen eine separate Zeile für langfristige Aufgaben ein? Finden Sie ein System, das optimal für Sie funktioniert.

Unterschiedliche Farben für verschiedene Arbeitsbereiche
Der begrenzte Platz schafft Übersichtlichkeit
Umstieg erst dann auf webbasierte Tools, wenn die analoge Kanban-Methode sitzt.
Einzelne Details gehören in die To-do-Liste.

Unternehmensstruktur

Es kann auch bei kleinen Unternehmen nicht schaden, von Anfang an eine Unternehmensstruktur zu etablieren.

Büroeinrichtung

Ob Sie im heimischen Wohnzimmer arbeiten oder in einem Verwaltungsgebäude: Die Anforderungen an das Büro sind so unterschiedlich wie die Branchen. Strukturieren Sie Ihr Unternehmen. Richten Sie sich ein Büro ein, in dem Sie ungestört arbeiten können. Verzichten Sie nicht auf moderne Technik, aber mindestens am Anfang auf überflüssigen Luxus. Denken Sie für die Erstausstattung gegebenenfalls über gebrauchte Möbel nach.

Schaffen Sie ein übersichtliches System für die Dokumentenablage und führen Sie einen Terminkalender ein.
Überlegen Sie sich, welche Arbeitsschritte sich optimieren lassen.
Prüfen Sie regelmäßig Preise von Lieferanten.
Überlegen Sie sich, wer die Buchhaltung übernehmen soll.
Führen Sie ein System zur Qualitätssicherung ein.
Achten sie auf die Erreichbarkeit für Ihre Kunden. Wollen Sie nicht den ganzen Tag durch das Telefon unterbrochen werden, richten Sie Servicezeiten ein, an denen Sie tatsächlich für Gespräche zur Verfügung stehen. Sind Sie viel außer Haus unterwegs, bietet sich eventuell eine Rufumleitung auf das Mobiltelefon an.

Strukturieren Sie das Unternehmen

Die ersten drei Faktoren Verwaltung, Einkauf und Marketing sind dem kaufmännischen, die Produktion dem technischen Bereich des Unternehmens zugehörig. Überlegen Sie sich zu jedem Bereich interne Stellenbeschreibungen, welche Aufgaben, Kunden- und Produktgruppen implizieren. Klare Strukturen mit transparenten Weisungsbefugnissen vermeiden Unklarheiten und Missverständnisse.

Selbst wenn es am Anfang noch nicht notwendig erscheinen mag: Das Chaos lässt nicht lange auf sich warten – und hat es sich erst einmal eingeschlichen, fällt die Beseitigung schwer. Deshalb: Führen Sie von Beginn an ein systematisches Ablagesystem ein.

Systematisches Ablagesystem

Trennen Sie interne Dokumente (Finanzamt, Firmenunterlagen, Bank, Versicherungen, Verträge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Personalunterlagen) von Kundenanliegen (Angebot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungskopie)
Legen Sie einzelne Ordner an und untergliedern diese in weitere Fächer
Heften Sie Unterlagen direkt ab. Vermeiden Sie Papierberge.
Ordnen Sie Unterlagen chronologisch, das neueste oben auf.
Beschriften Sie Ablagefächer und -ordner ordentlich, eindeutig und klar.
Füllen Sie Ordner nur zu 80 % – das erleichtert das Suchen.
Nutzen Sie Trennblätter.
Vermerken Sie das Wegwerfdatum auf Ordnern. Halten Sie die Ablage möglichst schlank.
Vermerken Sie wichtige Termine auf dem Desktop oder in einer Terminmappe.

Personalabbau

Mitarbeiter zu entlassen, ist immer eine undankbare Aufgabe, doch manchmal der einzige Weg, den Bestand des Unternehmens zu sichern. Prüfen Sie alle Möglichkeiten einer Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses, bevor Sie Kündigungen aussprechen. Bleiben Sie beim Personalabbau fair. Und beachten Sie die Formalitäten wie Schriftform und Kündigungsfristen.

Gesetzliche Kündigungsfristen

Grundsätzlich gelten die Kündigungsfristen für alle Mitarbeiter, die länger als sechs Monate Teil des Unternehmens sind. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetriebe mit weniger als fünf Vollzeitbeschäftigten (exklusive Auszubildende). Hier können Arbeitnehmer unter Einhaltung der Kündigungsfristen jederzeit gekündigt werden. Für alle andren Unternehmen muss eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein, d. h. entweder in der Person des Arbeitnehmers oder dessen Verhalten oder durch betriebliche Erfordernisse unumgänglich sein. Liegt kein Tarifvertrag vor, liegen die Kündigungsfristen bei einer einheitlichen gesetzlichen Mindestkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.

Mit steigender Betriebszugehörigkeit steigen die Fristen (nur für den Arbeitgeber, sofern keine gesonderten Vereinbarungen getroffen werden) an:

2 Jahre Betriebszugehörigkeit: 1 Monat zum Monatsende
5 Jahre Betriebszugehörigkeit: 2 Monate zum Monatsende
8 Jahre Betriebszugehörigkeit: 3 Monate zum Monatsende
10 Jahre Betriebszugehörigkeit: 4 Monate zum Monatsende
12 Jahre Betriebszugehörigkeit: 5 Monate zum Monatsende
15 Jahre Betriebszugehörigkeit: 6 Monate zum Monatsende
20 Jahre Betriebszugehörigkeit: 7 Monate zum Monatsende

Mit einer Kündigung einher geht für den Arbeitgeber die Pflicht zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Besonderheiten bei Kündigungen

Eine fristlose Kündigung ist nur in sehr besonders schwerwiegenden Fällen möglich. Schwerbehinderte, werdende Mütter und Mütter in Elternzeit genießen hier einen besonderen Schutz.

Einer verhaltensbedingten Kündigung muss zwingend eine Abmahnung vorausgehen – eine deutliche Rüge des Arbeitgebers, die bei einem erneuten Fehlverhalten weitere Konsequenzen androht. Ausnahmen gibt es nur bei schwerem Vertrauensbruch, schweren Störungen im Bereich des betrieblichen Zusammenlebens, Fruchtlosigkeit bisheriger Abmahnungen oder einem Verhalten, bei welchem dem Arbeitnehmer klar war, dass es nicht ohne Konsequenz bleiben wird.

Abmahnung

Um wirksam zu sein, muss eine Abmahnung folgende Bestandteile enthalten:

kurze Beschreibung des konkreten Fehlverhaltens unter Angabe von Datum, Ort und Zeit
Hinweis auf die Vertragswidrigkeit des Verhaltens und die Aufforderung, künftig das vertragswidrige Verhalten einzustellen
Androhung, dass im Wiederholungsfalle mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen ist.

Es empfiehlt sich in jedem Fall die Schriftform. Nach der Abmahnung muss der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen Zeit für eine Verbesserung seines Verhaltens eingeräumt bekommen.

Anstelle einer Kündigung kann auch ein Aufhebungsvertrag geschlossen werden, der das Arbeitsverhältnis in gegenseitigen Einvernehmen aufhebt.

Entwicklung des Unternehmensdesigns (Corporate Design)

Sicherlich haben Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber gemacht, wie Ihr Unternehmen nach außen auftreten soll, vielleicht auch schon ein Logo, Farben oder Schriften im Kopf. Neben dem Corporate Design gehören Corporate Communication und Corporate Behaviour zur Entwicklung einer Corporate Identity (CI), d. h. der Darstellung des Unternehmens nach Außen. Aspekte zur Entwicklung des Unternehmensdesigns.

Erscheint die CI für den Kunden stimmig, verfügt das Unternehmen über eine unverwechselbare Markenpräsenz. Die CI ist nicht zuletzt beim Marketing relevant – nur, wenn Kunden Ihre Produkte wiedererkennen, erzielen Sie den optimalen Effekt. Für Sie heißt das: Briefpapier, Webseite und Flyer sollten einheitlich erscheinen – Kunden und Lieferanten erkennen Ihr Unternehmen schon auf den ersten Blick.

Auswahl von Schrift und Design

Überlegen Sie sich gut, welche Schrift und welches Design zu Ihrem Unternehmen passen. Sie wollen seriös wirken? Eine verspielte Schnörkelschrift ist vielleicht nicht die beste Wahl. Sie betreten den Markt mit einem poetischen Schreibservice? Ihr Firmenname erscheint in einer Handschrift.

Die passende Schrift für Ihren Unternehmensstil

Schriften wirken bereits vor dem Lesen durch das Schriftbild unbewusst auf Emotionen ein. Serifenschriften sind in (Print-) Textblöcken dabei besser lesbar als serifenlose Schriften und wirken elegant bis konservativ, serifenlose dafür moderner und klarer und am Bildschirm teilweise besser lesbar. Im Printbereich hingegen setzen serifenlose Schriften das Lesetempo herab, was sich günstig auf den Inhalt auswirken kann.

Verwenden Sie nicht mehr als 2-3 Schriftarten für Ihr Layout.
Verschiedene Schriften fördern die Lesemotivation, d. h. erleichtern das Auffinden von Inhalten.
Gut mischbar sind beispielsweise runde und gebrochene Schriften einer Epoche, Schriften einer Schriftfamilie, serifenlose und Serifenschriften; nicht gut mischbar sind hingegen beispielsweise Frakturschriften oder klassizistische Schriften untereinander.
Einige Schriften sind mit einem Image verknüpft – achten Sie bei der Schriftwahl darauf, dass dieses zu Ihrem Unternehmen passt (z. B. Playbill mit Western, Times mit dem seriösen Printbereich, Bauhaus und Broadway).
Achten Sie auf eine mit Bedacht gewählte Schriftgröße entsprechend des Mediums und Ihrer Zielgruppe.
Kursiv ist im Internet schwer lesbar – weichen Sie eher auf Fettschrift aus. Kapitale sollten nur bei kurzen Hervorhebungen genutzt werden, Unterstreichungen möglichst gar nicht.
Für die Webseitengestaltung sind sicherere Schriftarten, die auf nahezu jedem System lesbar sind, zu empfehlen: Arial, Arial Black, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impact, Times New Roman, Trebuchet MS und Verdana.

Die Schriftart unterstreicht den Text

Natürlich sollte die Schriftart den Inhalt des Textes unterstreichen. Überlegen Sie sich, welche Wirkung Sie erzielen möchten. Nicht jede Schrift ist gleichzeitig für jedes Medium geeignet. Einige Schriftarten im Fettdruck wirken beispielsweise drückend und/oder sind schwer lesbar und deshalb nur wenig für Fließtexte geeignet, enge Schriften wirken bisweilen streng, Handschriften persönlich und dynamisch.

Bedeutung und Eigenschaften von Farben

Farbe	Bedeutung	Eigenschaften
Rot	Blut, Liebe, Leidenschaft, Feuer, Macht, Sieg, Leben, Revolution, Signalfarbe (Gefahr), Aggression, Verbot	anregend, aktiv, strahlend, nah, warm, warnend, aufreizend, laut, aber auch bedrängend
Gelb	Sonne, Licht, Sommer, Heiterkeit, Göttliches, Glanz, Lebenskraft, Sinnlichkeit, Dominanz, Zorn	hell, frisch, anregend, heiter, optimistisch, anregend, schwerelos, stimulierend
Blau	Eis, Kälte, Himmel, Ferne, Sehnsucht, Wasser, Ruhe, Treue, Unendlichkeit, Tiefe, Kühle, Transzendenz	frisch ruhig, kühl, eisig, fern, erweiternd, friedlich, beruhigend
Violett	Trauer, Tugend, Würde, Glauben, Demut, Entsagung, Schutz, Spannung, Meditation	dunkel, schwer, verhalten, feierlich, würdevoll, geheimnisvoll, beunruhigend, romantisch, unkonventionell, extrovertiert, luxuriös
Orange	Sommer, Glück, Ehrgeiz, Stolz, Südfrüchte, Wärme, Behaglichkeit, Sinnlichkeit, Reife, Glut, Aktivität, Lust, Freude, Optimismus	signalhaft, warm, aktiv, dynamisch, energisch, sonnig, vordergründig, sinnlich, heiter, anregend, aufgeschlossen, kontaktfreudig
Grün	Hoffnung, Natur, Erneuerung, Erotik, Dekadenz, Ruhe, Sicherheit, Frische, Leben	frisch, heilen, regenerierend, ausgleichend, ruhig, frei, offen, beruhigend, anregend
Braun	Boden, Holz, Erde, Laub, Geborgenheit, Bodenständigkeit, Sicherheit	warm, drückend, schwer, vordergründig, gemütlich, geborgen, beruhigend, ausgleichend
Grau	Armut, Angst, Bedrückung, Trübsinn, Hunger, Trauer, Zwang, Alter, Unterordnung, Pessimismus, Gleichgültigkeit	neutral, spannungslos, trist, unfruchtbar, ausdruckslos, sachlich elegant, technisch
Schwarz	Angst, Trauer, Nacht, Tod, Böses, Unergründlichkeit	bedrohend, ernst, dunkel, traurig, schwer, feierlich, seriös, geheimnisvoll
Weiß	Reinheit, Unschuld, Kälte, Übernatürliches, Offenheit, Frieden, Klarheit	kühl, hell, leicht, leuchtend, steril, vergrößernd, rein, pur, ehrlich, klar, vollkommen

Die Wirkung von Farben

Während Gelb- und Rottöne sowie Erdfarben angenehm und warm wirken, die eine anregende, aktive Wirkung haben und zum Ausdruck von Emotionen genutzt werden, wirken Blau- und Grüntöne kalt, beruhigend und passiv. Weiß, Grau und Schwarz stehen als neutrale, sachliche Farben hingegen in der Mitte. Warme, bunte Farben drängen sich dabei in den Vordergrund, helle Farben wirken eher im Hintergrund.

Korrespondierende Farben

Im Bauhaus hat Johannes Itten einen Farbkreis dargestellt, der von den drei Grundfarben Rot – Gelb – Grün ausgeht (inneres Dreieck). Diese bilden wiederum durch Mischung die Farben Grün – Orange – Violett, aus denen sich weitere Farben mischen lassen (äußerer Kreis). Das Schema ist durch die Begrenzung auf wenige Farben sehr vereinfacht, in der Gestaltung der CI sind wesentlich mehr Farben möglich (mindestens 256 RGB-Farben für den Webauftritt). Das Schema bleibt jedoch das Gleiche.

Kombinieren Sie verschiedene Farben miteinander, so werfen Sie einen Blick auf den Farbkreis. Daran können Sie ganz einfach ablesen, welche Farben besonders gut miteinander harmonieren. Bei zwei Farben stehen sich die Harmonien genau gegenüber, wobei auch leichte Abweichungen von etwa bis zu 20° noch harmonisch wirken. Bei drei Farben wirkt es am besten, wenn Sie eine der beiden Farben in zwei Nuancen aufteilen, die jeweils zu gleichen Teilen von der Grundfarbe entfernt sind – mit dem maximalen Eindruck bei einem Winkel von 120°.

Bei vier Farben ist der größtmögliche Kontrast erzielt, wenn sich jeweils zwei Farben konträr gegenüberstehen, d. h. sich alle Farben in einem Winkel vom 90° zueinander befinden. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nicht zu viele Farben verwenden – kunterbunt ist eher verwirrend. Ideal sind maximal drei Farben – für Schrift, Hervorhebungen und den Hintergrund. Nutzen Sie stattdessen lieber Farbunterschiede durch eine verringerte Farbsättigung.

Erstellen von Logos

Vorsicht geboten ist bei der eigenen Erstellung von Logos – Laien meinen es häufig gut, aber das Ergebnis wirkt wenig professionell. Investieren Sie im Zweifelsfall lieber in einen Profi, der die Außenwirkung Ihres Unternehmens einheitlich gestaltet und konsequent durchplant. Schließlich sollen Logo, Schrift und Farben zu Ihrem Unternehmen passen und etwas Transportieren – eine Message, Emotionen, ein Image.