Es kann auch bei kleinen Unternehmen nicht schaden, von Anfang an eine Unternehmensstruktur zu etablieren.

Büroeinrichtung

Ob Sie im heimischen Wohnzimmer arbeiten oder in einem Verwaltungsgebäude: Die Anforderungen an das Büro sind so unterschiedlich wie die Branchen. Strukturieren Sie Ihr Unternehmen. Richten Sie sich ein Büro ein, in dem Sie ungestört arbeiten können. Verzichten Sie nicht auf moderne Technik, aber mindestens am Anfang auf überflüssigen Luxus. Denken Sie für die Erstausstattung gegebenenfalls über gebrauchte Möbel nach.

• Schaffen Sie ein übersichtliches System für die Dokumentenablage und führen Sie einen Terminkalender ein.
• Überlegen Sie sich, welche Arbeitsschritte sich optimieren lassen.
• Prüfen Sie regelmäßig Preise von Lieferanten.
• Überlegen Sie sich, wer die Buchhaltung übernehmen soll.
• Führen Sie ein System zur Qualitätssicherung ein.
• Achten sie auf die Erreichbarkeit für Ihre Kunden. Wollen Sie nicht den ganzen Tag durch das Telefon unterbrochen werden, richten Sie Servicezeiten ein, an denen Sie tatsächlich für Gespräche zur Verfügung stehen. Sind Sie viel außer Haus unterwegs, bietet sich eventuell eine Rufumleitung auf das Mobiltelefon an.

Strukturieren Sie das Unternehmen

Die ersten drei Faktoren Verwaltung, Einkauf und Marketing sind dem kaufmännischen, die Produktion dem technischen Bereich des Unternehmens zugehörig. Überlegen Sie sich zu jedem Bereich interne Stellenbeschreibungen, welche Aufgaben, Kunden- und Produktgruppen implizieren. Klare Strukturen mit transparenten Weisungsbefugnissen vermeiden Unklarheiten und Missverständnisse.

Selbst wenn es am Anfang noch nicht notwendig erscheinen mag: Das Chaos lässt nicht lange auf sich warten – und hat es sich erst einmal eingeschlichen, fällt die Beseitigung schwer. Deshalb: Führen Sie von Beginn an ein systematisches Ablagesystem ein.

Systematisches Ablagesystem

• Trennen Sie interne Dokumente (Finanzamt, Firmenunterlagen, Bank, Versicherungen, Verträge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Personalunterlagen) von Kundenanliegen (Angebot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungskopie)
• Legen Sie einzelne Ordner an und untergliedern diese in weitere Fächer
• Heften Sie Unterlagen direkt ab. Vermeiden Sie Papierberge.
• Ordnen Sie Unterlagen chronologisch, das neueste oben auf.
• Beschriften Sie Ablagefächer und -ordner ordentlich, eindeutig und klar.
• Füllen Sie Ordner nur zu 80 % – das erleichtert das Suchen.
• Nutzen Sie Trennblätter.
• Vermerken Sie das Wegwerfdatum auf Ordnern. Halten Sie die Ablage möglichst schlank.
• Vermerken Sie wichtige Termine auf dem Desktop oder in einer Terminmappe.