Wenn mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens aufeinander treffen, sind Konflikte unvermeidlich. Bleibt eine Klärung aus, schwelt der Unmut weiter, die Stimmung verschlechtert sich zunehmend. Entsprechend wichtig ist es, eine aktive Konfliktlösung in Unternehmen zu betreiben. Diese kann das Betriebsklima deutlich verbessern und Konflikte konstruktiv nutzen.

Entwicklung von Konflikten

Ein Konflikt entsteht nicht aus dem Nichts, sondern zeichnet sich in der Regel frühzeitig ab. Wird er frühzeitig erkannt, reichen einfache Gespräche oder eine Moderation in der Regel aus, um den Konflikt zu beseitigen. Verhärtet er sich, bedarf es der Mediation oder intensiver Gespräche, um eine Gesprächsbereitschaft überhaupt erst wieder herzustellen.

Konfliktstrategien

Jedes Individuum hat eine eigene Strategie, um mit Konflikten umzugehen. Besonders verbreitet ist die Vermeidungsstrategie – Konflikten einfach aus dem Weg zu gehen und sich „wegzuducken.“ Vor allem Personen, die sich unterlegen fühlen, wenden diese Strategie häufig an. Diese ist jedoch zur Konfliktlösung wenig hilfreich und gerade in Unternehmen dauerhaft schädlich für das Betriebsklima.

Ebenso wenig hilfreich ist die Pokerstrategie, nach der ein Konfliktpartner versucht, als Sieger aus dem Konflikt hervorzugehen und sich persönliche Vorteile zu verschaffen. Hier entsteht automatisch ein gestörtes Arbeitsklima.

Stile der Konfliktlösung lassen sich in einer Matrix darstellen, die sowohl die eigenen Interessen als auch jene des Konfliktpartners umfasst. Dasbei wird deutlich, dass nur ein Konsens eine echte Win-win-Situation darstellt, die einen nachhaltigen Gewinn schafft.

Konfliktursachen ermitteln

Ein Konflikt am Arbeitsplatz kann viele Ursachen haben: unterschiedliche Arbeitsstile, Charaktereigenschaften, der Kampf um Anerkennung oder verschiedene Wahrnehmungen. Hinzu kommt das mangelhafte Verständnis für die Position des Anderen und eine unzureichende Kommunikation über die jeweiligen Positionen. Die Folge: Vorwürfe, Fehlinterpretationen, unbedachte Kommentare, Beleidigungen.

Grundsätzlich lassen sich unterschiedliche Konfliktursachen ausmachen:

• Sachkonflikte, die sich auf eine bestimmte Sache oder Situation beziehen
• Zielkonflikte, in denen zwei Parteien unterschiedliche Ziele anstreben
• Wegekonflikte, die Strategien betreffen
• Wertekonflikte
• Rollenkonflikte, die Aufgabenbereiche betreffen
• Verteilungskonflikte, die eine (vermeintlich) ungerechte Verteilung von Wertschätzung thematisieren
• Gefühlskonflikte, denen emotionale Dissonanzen zugrunde liegen
• Machtkonflikte

Konfliktparteien

An einem Konflikt können unterschiedliche Personengruppen beteiligt sein:

• individuelle Konflikte gehen von einer Person aus
• Personen- oder Paar-Konflikte gehen von 2 oder mehr Personen aus
• Dreiecks-Konflikte, bei denen eine dritte Person eine Unterstützerrolle einnehmen soll
• Teamkonflikte bestehen innerhalb eines Teams

Den Parteien liegen meist unterschiedliche Ursachen zugrunde: Während individuelle Konflikte auf Stress oder Frust basieren, entstehen Konflikte zwischen Personen häufig durch unterschiedliche Eigenarten oder Wertesysteme, Antipathie oder Neid. In Teams kommt es hingegen häufig aufgrund divergenter Rollenerwartungen und -zuschreibungen zu Konflikten, bei Dreiecks-Konflikte gerät die dritte Person zwischen die Fronten und spielt die Parteien entweder gegeneinander aus oder schlägt sich auf eine Seite.

Persönliche Auseinandersetzung mit Konflikten

Jeder Einzelne kann einen Konflikt entweder positiv oder negativ bewerten. Zunächst einmal bieten Konflikte eine Chance für Veränderungen – indem jeder Einzelne das eigene Verhalten reflektiert und die Kommunikation unter den Kollegen intensiviert wird.

Dabei ist es einfach, die Schuld dem Gegenüber zuzuschieben. Doch kann jeder Mitarbeiter mit seinem Verhalten zur Konfliktlösung beitragen. Schließlich kann Niemand das Verhalten anderer Menschen verändern, sondern stets nur sein eigenes.

Vorsicht vor Kompromissen! Ist Ihnen etwas wichtig, weichen Sie nicht leichtfertig von Ihrer Position ab. Folgekonflikte durch schwelende Unzufriedenheit sind nicht selten die Folge davon. Das Ziel sollte stets sein, dass alle Parteien als Gewinner zufrieden aus einer Situation hinaus gehen.

Das Konfliktgespräch

Grundsätzlich muss ein gegenseitiges Interesse an einer Lösung des Konflikts vorhanden sein, damit eine Aussicht auf Erfolg besteht.

In der Konfrontation sachlich bleiben

Mit einem Konflikt gehen in der Regel Emotionen wie Wut, Traurigkeit oder das Gefühl, ungerecht behandelt zu werden, einher. So besteht schnell die Gefahr, dass das Gespräch eskaliert, indem es von der Sachebene auf die Emotionsebene rutscht. Ein neutraler Berater kann hier deeskalierend wirken.

Gleichzeitig sollte jeder Beteiligte bemüht sein, aktiv zuzuhören und das Gegenüber zu verstehen. Es hilft nicht weiter, den anderen zu beschuldigen oder anzuklagen. Sprechen Sie vielmehr von Ihren ganz eigenen Wahrnehmungen der Situation.

Gemeinsamkeiten erarbeiten

Möglicherweise sind die Positionen gar nicht so weit voneinander entfernt, wie es zunächst den Anschein hatte. Nachdem alle Parteien ihre Standpunkte dargelegt haben gilt es also, den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden. Kommt es auch hier zu Streitereien, sollte man auf Fairness achten – Beleidigungen unter der Gürtellinie führen zu nichts.

Rolle des Moderators

Ein Moderator nimmt eine neutrale Position ein und trägt durch seine Fragen zur Lösung des Konfliktes bei. Fragen, die er den Beteiligten stellt, sind dabei z. B. (Quelle: Stangl):

Problembenennung und -betroffenheit

• Was ist das Problem?
• Warum halten Sie (und Ihre Gegenüber) das Problem für (k)ein Problem?
• Für welche anderen Beteiligten ist das Problem ebenfalls (k)ein Problem? Warum?
• Wer würde sich am ehesten damit abfinden, wenn das Problem unlösbar wäre?
• Wann trat Problem zuletzt nicht auf?

Operationaliserung von Gesprächszielen

• Woran erkennen Sie, dass Sie ihr Ziel erreicht (oder dass sich die Situation verändert) hätte? Was hätte sich verändert?
• Wenn eine gute Fee über Nacht das Problem wegzauberte. Woran (und wann!) würden Sie bemerken: Ahh, das Problem ist gelöst?

Zirkuläre Fragen 

• Was meinen Sie, wie Ihr Gegenüber Ihre Position oder ihre Ziele beschreiben würde?
• Wie würde Ihr Gegenüber die Situation (das Problem) sehen? Warum würde er sie (es) anders sehen können?
• Wer noch würde es anders sehen? Wie würde er es sehen?
• Was macht Herr X, wenn Frau Y es auch so sehen würde?
• Wie können Sie mir (oder Ihrem Gegenüber) helfen, dass ich (oder Ihr Gegenüber) Ihnen helfen kann?
• Was könnte Ihr Gegenüber realistischerweise tun, wenn er Ihre Ziele optimal unterstützen wollte, ohne seine völlig aufzugeben?

Worst Case-Folgen

• Was wäre, wenn man die Sache so weiter laufen lassen (oder auch: gar nichts tun) würde?
• Wie würden sich die verschiedenen Lösungsversuche auswirken?
• Wie beurteilen Sie die Folgen, wie würde sie Ihr Gegenüber beurteilen?
• Wie könnte man das Problem noch steigern?
• Wie könnte man die ganze Sache scheitern lassen oder sabotieren?
• Wer könnte am meisten dazu beitragen?

Harvard-Methode

Die 1981 an der Harvard University entwickelte Methode soll dazu dienen, Streits in Verhandlungen zu vermeiden und alle Parteien zu einer Win-win-Situation zu führen. Damit das funktioniert, haben die Entwickler dieser Methode einige Grundsätze festgelegt, die auch in Konfliktsituationen hilfreich sind:

• Getrenntes Behandeln von Menschen und Problemen
• Konzentration auf Interessen, nicht auf Positionen
• Entscheidungsoptionen mit beidseitigem Vorteil entwickeln
• Anwendung objektiver Kriterien

Kommt es hier zu keiner Einigung, greift das Verhandlungs-Judo: Die Gegenseite soll die eigenen Vorschläge und Ideen kritisieren und Ratschläge äußern.

Konfliktlösung in Unternehmen

Führungskräfte können das Konfliktpotenzial bereits im Vorfeld durch klare Zuständigkeiten, gerechte Arbeitsverteilung und passende Arbeitsfelder sowie Spielregeln innerhalb des Teams reduzieren.

Kommt es dennoch zu einem Konflikt, helfen einige Punkte bei der erfolgreichen Konfliktbewältigung:

• Ursachenanalyse
• Außenbetrachtung des Konfliktes inklusive einer Reflexion
• Positiver Blickwinkel auf die vorhandenen Übereinstimmungen
• Notieren von Argumenten bereits vor dem Gespräch
• Konstruktive Gesprächskultur auf einer sachlichen Ebene

Ergonomie bedeutet zunächst die räumlich und zeitlich optimierte Anordnung von Arbeitsbedingungen, -abläufen und Werkzeugen und der Arbeitsgeräte auf eine Aufgabe hin, damit ein qualitativ und wirtschaftlich optimales Arbeitsergebnis entsteht und die ausführenden Menschen dabei nicht ermüden oder langfristig zu Schaden kommen. Der Fokus der Ergonomie am Arbeitsplatz  liegt hierbei insbesondere auf Anwenderfreundlichkeit von Arbeitsplatz und der Arbeitsorganisation und dient damit dem präventiven Arbeitsschutz.

Belastungen am Arbeitsplatz

Belastungen am Arbeitsplatz entstehen sowohl durch eine Über- als auch Unterforderung des Muskel-Skelett-Systems und stellen inzwischen die häufigste aller Krankheitsarten dar. So liegt der durchschnittliche Arbeitsausfall aufgrund daraus resultierender Schäden bei 18,3 Tagen – eine Investition in die Arbeitsplatzgestaltung lohnt sich also möglicherweise schnell.

Überforderungen entstehen dabei vorwiegend aus übermäßigen Belastungen durch Heben, Tragen, Ziehen oder Schieben von Lasten, Arbeiten in Zwangshaltungen, sich ständig wiederholenden Tätigkeiten sowie Arbeiten mit hohem Kraftaufwand. Unterforderung ergibt sich mehrheitlich durch zu langes Sitzen, etwa bei Fahrtätigkeiten oder im Büro. Die Folge sind Verspannungen, Rückenschmerzen, Bandscheibenvorfälle.

Aspekte der Ergonomie am Arbeitsplatz

Schwerpunkt der Betrachtung sind meist physische Belastungen bzw. der Reduzierung. Doch auch weitere Faktoren sind Gegenstand einer Ergonomie am Arbeitsplatz:

• Umgebungsvariablen wie Klima (Licht, Strahlung, Temperatur), Farbgebung, Lärm, Vibrationen, Anthropometrie
• psychische Belastungen

Pflanzen verbessern das Raumklima, absorbieren Strahlung und erhöhen den Sauerstoffgehalt der Luft.

Eine angenehme Wandfarbe und kleine Aufmerksamkeiten wie Getränke oder Kaffee steigern das Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit ihre Motivation.

Das Büro sollte gleichmäßig, möglichst durch natürliches Licht ausgeleuchtet sein, ggf. ist ein Sonnenschutz vorhanden und seitlich oder über dem Monitor gibt es Lichtquellen.

Die Erreichbarkeit von Ablageflächen ist gut.

Die Luftfeuchtigkeit liegt im Optimalfall zwischen 30 und 65%, die Raumtemperatur um die 22°C, im Sommer nicht über 26°C. Zugluft ist eher unangenehm, wenngleich ein kontinuierlicher Luftaustausch stattfinden sollte. Dieser ist jedoch am besten geringer als 0,2 m/s. Die CO2-Konzentration liegt im Idealfall unter 0,1 vol.%.

Auch Lärm wirkt sich negativ auf die Stimmung aus, was vor allem in Großraumbüros zum Problem werden kann. Vermeiden Sie Geräuschbelastungen von mehr als 55 dB.

Ergonomische Haltung am Schreibtisch

Vor allem durch langes Sitzen ergeben sich oft Rückenprobleme. Entsprechend wichtig ist eine vernünftige Haltung. Dazu gehört z. B.:

• beide Beine stehen auf dem Boden, die Knie bilden einen Winkel von 90° zu den Oberschenkeln
• die Oberschenkel sind parallel zum Boden
• eine Rückenlehne stützt den unteren Rückenbereich
• die Ellenbogen haben einen Winkel von 90°, wobei die Oberarme parallel zum Oberkörper liegen
• die Handgelenke sind gerade auf die Tastatur gelegt
• die obere Bildschirmkante entspricht einer geraden Blickrichtung, d. h. der Bildschirm ist auf Augenhöhe
• Entfernung des Bildschirms beträgt 50-60 cm von den Augen

Ergonomisches Arbeitsgeräte

Die gesunde Arbeitshaltung lässt sich am besten durch ergonomische Arbeitsgeräte erzielen. Dazu gehören

• höhenverstellbare Schreibtische, bestenfalls leicht kippbar, Telefon in Griffweite, keine scharfen Ecken und Kanten, Ablagesysteme vorhanden
• ergonomische Stühle: höhenverstellbar, Armlehnen, flexibles Rückenteil, das die Lendenwirbelsäule stützt, bestenfalls Veränderung der Sitzposition nach Belieben
• eine ergonomische Maus oder Handballenauflage
• eine ergonomische Tastatur
• ein verstellbarer Bildschirm, der vor einer fensterlosen Wand direkt vor dem Mitarbeiter (nicht seitlich) steht und eigene Einstellungen bzgl. Helligkeit, Kontrasten etc. ermöglicht
• die Nutzung eines Notebooks am besten mit Notebookhalter und externer Maus

Weitere ergonomische Optimierungen

Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist eine nützliche Investition in zufriedene Mitarbeiter. Doch auch darüber hinaus lässt sich das Wohlbefinden verbessern, indem z. B. regelmäßige Pausen angeboten werden, die zur Entspannung der Augen oder zur Bewegung und Auflockerung genutzt werden können,oder flexible Arbeitsstationen, an denen z. B. auch ein Arbeiten im Stehen möglich ist.

Die Mitarbeiter selbst sollten ggf. einen Sehhilfe tragen, Beine nicht übereinander schlagen und ihre Sitzposition häufiger verändern. In der Freizeit beugen Fitness und spezielle Rückenkurse Haltungsschäden vor.

Letztlich profitieren alle von der Ergonomie am Arbeitsplatz.

Kaum einer hört sich gern an, was alles falsch läuft. Schnell kann Kritik auch als Affront gegen die eigene Persönlichkeit gewertet werden, man fühlt sich gekränkt und verletzt. Als Unternehmer sollten Sie dafür sorgen, dass Kritik sparsam zum Einsatz kommt – und Sie stets konstruktive Kritik üben, die niemandem auf die Füße tritt.

Konstruktive Kritik üben

Es geht im Arbeitsumfeld nicht darum, jemanden zu kränken oder zu verletzen. Kritik sollte ausschließlich dazu dienen, Arbeitskollegen und Mitarbeiter mittelfristig zu fördern: Möglicherweise stören Verhaltensweisen, die man besser oder anders machen kann.

Vorwürfe führen dabei schnell zu einer Abwehrhaltung. Das Gegenüber hat das Gefühl, angegriffen zu werden und sich rechtfertigen zu müssen. Eine Verhaltensänderung hingegen lässt sich dadurch weniger erzielen.

Erst das Lob, dann die Kritik

Kritik nimmt der Mensch häufig besonders über das Beziehungsohr auf. Was steckt hinter dem eigentlich Gesagten? Was hat der Kritisierende gegen mich? Ist mein Job in Gefahr? Schnell führt Kritik dazu, die rationale Ebene zu verlassen und wilde Spekulationen anzustellen. Um nicht direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und das Beziehungsohr schon im Vorfeld zu besänftigen, hilft manchmal ein voran gestelltes Lob: „Mitarbeiter xy, Sie geben sich Mühe und liefern schon gute Leistungen ab. Vielleicht können Sie dies und jenes noch verbessern, wenn Sie…“

Der Ton macht die Musik

Der Zeitpunkt des Kritisierens ist nicht unwichtig: Ist Ihr Ärger über das Verhalten schon so groß, dass Sie kurz vor dem Platzen sind, äußert sich das sicherlich auch in der Wortwahl .Kritisieren Sie frühzeitig und beschränken Sie sich auf das Verhalten Ihres Gegenübers. Oder warten Sie eine aufbrausende Situation zunächst ab, bis sich Ihr Gemüt etwas beruhigt hat.

Kritisieren Sie niemals die Person an sich – hier fühlt sich jeder früher oder später angegriffen und reagiert mit einer Abwehrhaltung.

Nutzen Sie dazu Ich-Botschaften. Das du/Sie wirkt wie der ausgestreckte Zeigefinger, mit dem Sie auf Ihr Gegenüber zeigen. Durch ein Ich prangern Sie nicht an, sondern haben dem Raum zu äußern, was Sie sich vorstellen/wünschen. Im Idealfall folgt die Kritik vier Schritten:

1. Beschreiben Sie sachlich den Gegenstand der Kritik – am Besten so, dass Ihr Gegenüber dem Inhalt zustimmen kann.
2. Äußern Sie anschließend, was das Verhalten bei Ihnen auslöst. sprechen Sie über Ihre Gefühle. Macht Sie das das Verhalten wütend oder traurig?
3. Zeigen Sie auf, welche Folgen das Verhalten haben kann.
4. Formulieren Sie eine Erwartung. Was sollte sich ändern, damit Sie nicht länger verärgert, wütend etc. sind? Der Vorschlag zur Problemlösung erleichtert dem Gegenüber das Annehmen von Kritik.

Achten Sie dabei auf Ihre Körperhaltung. Verschränkte Arme und abfällige Mimiken und Gesten tragen zur Verunsicherung des Gegenübers bei.

Ihre Mitarbeiter freuen sich auch über Lob. Nur wenn Sie ihnen mitteilen, dass Sie größtenteils mit ihrer Arbeit zufrieden sind, fällt Kritik auf einen fruchtbaren Boden. Als Faustregel gilt: Loben Sie etwa fünfmal häufiger als zu kritisieren.

Vermeiden Sie dabei unbedingt, einzelne Personen vor versammelter Mannschaft anzuprangern. Betrifft die Kritik nicht alle gleichermaßen, nutzen Sie das Einzelgespräch. Nur, wenn wirklich alle Mitarbeiter betroffen sind, ist die kollektive Kritik sinnvoll.

Konstruktive Kritik formulieren

• Emotionen außen vor lassen.
• Den Inhalt der Kritik zunächst sachlich analysieren, bevor kritisitert wird.
• Sachlich bleiben und präzise formulieren.
• Keine Verallgemeinerungen: Kritik sollte sich stets auf eine konkrete Situation beziehen. „Du machst ständig…“ ist unsachlich und landet schnell auf einer persönlichen Ebene. Dazu gehört auch, Floskeln zu vermeiden.
• Persönliche Meinung verdeutlichen: Kritik ist immer subjektiv. Verdeutlichen Sie dem Gegenüber, dass es sich bei der Kritik um Ihre eigene Wahrnehmung handelt.
• Verständnis zeigen: Verdeutlichen Sie, dass Sie den Ansatz oder die Argumentation nachvollziehen können. Empathie und Taktgefühl sind hier die Stichwörter.
• Positive Wortwahl
• Aufzeigen von Problemlösungen und Erwartungen.

Kritik ist wichtig

Manch ein Arbeitgeber scheut sich vor Kritik und spricht keine Missstände an – meist aus der Angst heraus,sich unbeliebt zu machen. Das ist jedoch ein Trugschluss, denn schnell gerät die Abteilung oder das Unternehmen so in Schieflage. Und haben sich Unarten erst einmal manifestiert, ist es viel schwieriger sie zu beseitigen. Eine gute Führungskraft versteht es, sich in konstruktiver Kritik zu üben.

Das gilt im Übrigen auch umgekehrt: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, im Zweifel auch Kritik an Ihnen zu üben. Auch Vorgesetzte sind nicht fehlerfrei. Die Kritik der Mitarbeiter verbessert das Arbeitsklima und stärkt Ihre Führungsrolle langfristig.

Das papierlose Büro ist bereits seit Jahren im Gespräch. Dutzende Meter Aktenordner füllen so manches Regal, um der Dokumentationspflicht offizieller Geschäfte nachzukommen. Doch es geht auch anders – zumindest in vielen Branchen. Gerade für Start-ups mit wenigen oder keinen Mitarbeitern ist ein papierloses Büro ideal und nicht allzu kompliziert umsetzbar.

Vorteile des papierlosen Büros

Ein papierloses Büro spart Arbeit, dient der Effizienzerhöhung und trägt maßgeblich zum Umweltschutz bei, da kein Papier für Druckkosten genutzt werden muss. Nicht zuletzt spart es jede Menge Platz, wenn Dokumente digital und nicht in Aktenordnern gelagert werden. Auch das spart Kosten, denn schließlich kostet jeder m² Geld. Und nicht zuletzt: Gibt es ein ordentliches Ablagesystem, sind Dateien am Computer wesentlich einfacher auffindbar als eine Seite in einem Aktenordner – und das von jedem beliebigen Ort aus.

Funktionsweise des papierlosen Büros

Es klingt zunächst kompliziert, auf jegliche Ausdrucke zu verzichten und alle Dokumente ausschließlich EDV-gestützt abzuspeichern und zu versenden. Ist es aber nicht – zumindest dann nicht, wenn die Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen abgeschlossen ist, die eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Softwarelösungen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements sollen bei der elektronischen Archivierung helfen, doch reicht es in der Regel aus, vorhandene Dokumente zu scannen und eine serverbasierte Verzeichnisstruktur mit Softlinks und gutem (semantischen) Dateimanager (z.B. Dolphin o.ä.) inkl. Metadaten-Auszeichnung, und Strukturierung/Verschlagwortung einzurichten.

Probleme im papierlosen Büro

Solange nicht alle Unternehmen auf den papierlosen Betrieb umgestellt haben, gibt es eventuell Kompatibilitätsprobleme mit anderen Unternehmen, die noch Papier verwenden. Das umständliche Ausdrucken und erneute Einscannen von Dokumenten ist eventuell notwendig.

Problematisch ist häufig auch noch die EDV-Kompetenz der eigenen Mitarbeiter. Serverspeicherung, Softlinks und semantische Auszeichnung / Metadaten sind vielen noch kein Begriff. Auch bedarf es der entsprechenden technischen Infrastrukturen, um das Verfahren im Büro umzusetzen.

Erfolgt lediglich eine partielle Umstellung, ist der Zeitaufwand für das Synchronisieren vom einen auf das andere Medium erheblich. Das Ziel sollte also immer das vollständige Umstellen auf einen papierlosen Betrieb sein.

Auch ergeben sich weitere Nachteile, die es zu bedenken gilt: Es besteht eine Abhängigkeit von technischen Geräten, d. h. beim Ausfall eines Gerätes gibt es evtl. keine Zugriffsmöglichkeit mehr. Auch sind einige Dokumente ausschließlich in Papierform gültig.

Ausstattung eines papierlosen Büros

Zuallererst ist ein Scanner wichtig. Vor allem in größeren Unternehmen, in denen täglich mehrere Seiten eingescannt werden müssen, lohnt sich hier die Anschaffung eines Gerätes mit einem automatischen Papiereinzug. Diese sind zwar teurer in der Anschaffung, machen jedoch keine Probleme mit einem schiefen Einzug und arbeiten effizienter als Multifunktionsgeräte. Duplex-Scanner sind auch für doppelseitige Belege und von A4 abweichende Formate geeignet.

Es empfiehlt sich, die Auflösung so hoch wie möglich anzusetzen und Dokumente als schreibgeschützte pdfs oder .tiff abzuspeichern. Wichtig ist in jedem Fall, dass sich Dokumente nachträglich nicht manipulieren lassen.

Evernote hilft als digitales Notizbuch dabei, das Sie sogar mit Kollegen teilen können. Auch eine Synchronisation mit anderen Medien ist möglich, es gibt eine Keywordsuche und eine Handschriftenerkennung. Tipps für die Einrichtung von Evernote in Teams gibt es Hier: Anleitung: Evernote Business-Arbeitsplatz des Teams einrichten. Allerdings: Vorsicht ist bei solchen Anbietern geboten, da keine Sicherheit besteht, wenn ein solcher vom Markt verschwindet. Eventuell reicht es also aus, mit einer einfachen Ordnerstruktur zu arbeiten.

Für die Sicherheit sind regelmäßige Bacxk-ups das A und O. Dazu eignen sich externe Festplatten, Server oder auch Cloud-Lösungen, die jedoch immer hinsichtlich des Datenschutzes gesichert werden sollten.

Papierloses Büro verwalten

Sind alle Dokumente digitalisiert, bedarf es der Strukturierung, um später alles schnell auffinden zu können. Hier bietet sich neben der Verwendung von Keywords auch die Nutzung des Erstell- oder Rechnungsdatums im Dateinamen an.

Als Aufbewahrungsort ist der Windows-Ordner nicht ausreichend – vielmehr bedarf es einer professionellen Datenbank, die Metadaten wie dem Einlesedatum, dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments hinzufügt.

Papierloses Büro und Finanzamt

Rechnungen & Co. müssen beim Finanzamt keineswegs in Printform abgegeben werden. Bereits seit 20 Jahren sind auch digitale Dokumente gestattet, manchmal sogar ausdrücklich gewünscht. Einzige Voraussetzung: Sie müssen nach den  Grundsätzen „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) gescannt und gespeichert werden.

Dokumente, über die vor Gericht gestritten werden könnte, speichern Sie eventuell auch in Papierform, da Gerichte nicht alle elektronischen Dateien akzeptieren. Andere – Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen gesichert sind – haben ausschließlich in Papierform Gültigkeit.

Und zum Schluss: Papierunterlagen entsorgen

Ist das Scannen abgeschlossen und sind alle Dateien sicher verwahrt, können die Papierberge entsorgt werden. Hier gilt es, auf den Datenschutz sensibler Daten zu achten, d. h. diese nicht einfach stapelweise zu entsorgen, sondern zu schreddern.

Dank der globalen Vernetzung und technischer Entwicklungen von Notebooks & Co. sind einige Jobs nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gekoppelt, sondern können praktisch von überall auf der Welt ausgeführt werden. Digitale Nomaden haben sich genau dieses ortsunabhängige Arbeiten zur Lebensaufgabe gemacht: Ohne festen Wohnsitz tingeln sie um die Welt und arbeiten dort, wo es sich gerade hinzieht.

Wie arbeiten digitale Nomaden?

Der Arbeitsplatz von digitalen Nomaden kann im Hotel, Cafe oder einer öffentlichen Bibliothek, auf einem Boot, im Co-Working-Space, am Strand oder zu Hause sein. Wichtig ist in der Regel nur ein Internetzugang, um sich mit einem Auftraggeber auszutauschen. Damit sind vor allem Länder mit einer gut ausgebauten technischen Infrastruktur interessant.

Dabei sind digitale Nomaden in der Regel „Wissensarbeiter“, d. h. sie betreiben eigene Webseiten, Blogs, die sich über Werbung finanzieren, betreiben Plattformen oder sind als Autoren, Übersetzer oder Grafiker tätig. Auch Webdesigner, Softwareentwickler oder Fotografen finden sich unter den wohnungslosen Schaffenden.

Bestimmend für die Arbeit sind vor allem neuartige Technologien: Smartphones, Tablets, WiFi und webbasierte Apps.

Internetverbindung im Ausland

Das A und O des Arbeitens ist eine funktionierende Internetverbindung. Inzwischen bieten weltweit zahlreiche Hotels kostenloses W-LAN an, auch sind Co-Working-Spaces immer eine gute Anlaufstelle, um auf bestehende Infrastrukturen zuzugreifen. Ein weiterer Vorteil: Hier treffen sich Gleichgesinnte und es lassen sich schnell Kontakte knüpfen und Erfahrungen austauschen.

Eine weitere Möglichkeit: Lokale SIM-Karten mit Datentarifen sind kostengünstig und bieten die Option, einen lokalen Zugangspunkt für sein Laptop aufzusetzen.

Bestenfalls sollte das Arbeiten auch funktionieren, wenn das Internet für eine begrenzte Zeit ausfällt. Artikel oder Daten sollten einfach zwischengespeichert werden können, um bei funktionierender Verbindung online weiter genutzt zu werden.

Steuern für digitale Nomaden

Wer als Selbstständiger oder Freiberufler in Deutschland gemeldet ist, zahlt auch in Deutschland Steuern. Kleinunternehmer können sich bis zu einem Jahreseinkommen von 17.500 € von der Umsatzsteuer befreien lassen, für die meisten Leistungen von Freiberuflern gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %.

Auf alle Einkünfte fällt zudem die Einkommenssteuer an, deren Steuersatz sich nach dem Gesamteinkommen des Vorjahres richtet.

Für Unternehmen fällt neben der Umsatz- und Einkommenssteuer die Gewerbesteuer an, deren Höhe sich nach dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde richtet.

Es schadet nicht, in Steuerfragen einen Steuerberater zu konsultieren und sich individuell beraten zu lassen.

Welche Versicherungen sind wichtig?

In der Krankenversicherung ist in der Regel nur ein Auslandsaufenthalt von 4-8 Wochen inbegriffen. Wer länger im Ausland verweilt, braucht eine separate Auslandskrankenversicherung. Die reguläre Krankenversicherung kann während des Auslandsaufenthaltes ruhen (Status: Anwartschaft), eine Rückkehr in die Versicherung zu den vorherigen Bedingungen ist damit problemlos möglich. Stattdessen fällt eine Auslandskrankenversicherung an. Hier lässt sich viel Geld sparen, wenn man zwischendurch immer mal wieder nach Deutschland einreist.

Pflege- und Rentenversicherung hingegen sind keine Pflichtversicherungen, d. h. jeder muss selbst entscheiden, ob sich der Verzicht darauf anbietet oder eher nicht. Vor allem der Abschluss einer privaten Rentenversicherung oder einer alternativen Altersvorsorge ist sinnvoll, da die gesetzliche Rentenversicherung die Renten für heutige Pensionäre abdeckt, die Leistungen in Zukunft aber vermutlich sinken werden.

Die meisten Haftpflichtversicherungen gelten auch im Ausland. Allerdings lohnt sich ein Blick in die Versicherungsbedingungen, ob im Schadensfall wirklich ein Versicherungsschutz gegeben ist.

Gegen Diebstahl der elektronischen Geräte schützt eine deutsche Hausratversicherung, die durch die Außenversicherung auch Diebstähle unterwegs absichert.

Rechnungen schreiben

Liegt der Geschäftssitz in Deutschland, fällt für Rechnungen nach Deutschland ganz klassisch die Umsatzsteuer an (Ausnahme: Kleinunternehmer). Bei Rechnungen ins Ausland wird ohnehin keine USt ausgewiesen.  Easybill, Billomat und Fastbill helfen bei der Vereinfachung der Rechnungsstellung.

Für Zahlungen bietet sich vor allem bei Auftraggebern im Ausland Paypal an.

Visaangelegenheiten

Am einfachsten ist es, mit einem herkömmlichen Touristenvisum in ein Land einzureisen. Verlängerungen sind vor Ort in der Regel problemlos über eine kurze Aus- und Wiedereinreise möglich. Bei der Angabe, in einem Land arbeiten zu wollen, gibt es hingegen schnell Probleme.

Entsprechend ist es in den meisten Fällen sinnvoll, einfach einen Pro-Forma-Wohnsitz in Deutschland beizubehalten (bei Freunden oder den Eltern). So lassen sich Visa-, Steuer- und Versicherungsfragen am einfachsten klären. Erst bei hohen Einnahmen, bei denen sich mit einer Verlegung des Geschäftssitzes wirklich Steuern sparen lassen, lohnt sich in der Regel der Aufwand, im Ausland zu gründen. Dabei gibt es seriöse und weniger seriöse Orte – beliebt sind vor allem Singapur, Hongkong und Virgin Islands.

Sollte es aus unerklärlichen Gründen doch nicht mit der Unternehmung klappen, gilt auch in schwierigen Zeiten: Ruhe und einen kühlen Kopf bewahren. Nur ein geordneter Rückzug hilft Ihnen, den entstandenen Schaden zu begrenzen. Entwickeln Sie einen Plan für die Geschäftsaufgabe eines Start-ups.

Was ist bei der Insolvenz zu tun?

Eine Insolvenz resultiert meist aus einem mangelhaften oder ausbleibenden Krisenmanagement. Was Sie im Einzelnen bei einer Insolvenz tun, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Nicht zwingend einher mit der Insolvenz geht die Geschäftsaufgabe – eventuell ist auch eine Sanierung möglich. Das setzt jedoch die Weitsicht des Unternehmers voraus, der nicht erst die Zahlungsunfähigkeit abwartet, sondern den Antrag vor Eintritt der Zahlungsunfähigkeit stellt. Je eher Sie Beratungsangebote annehmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit einer Sanierung.

Angebote finden Sie bei:

• Industrie- und Handelskammer
• Handwerkskammer
• Kommunen und Kreisen
• Wirtschaftsförderung der Kommune
• Schuldnerberatung der Kommune
• Runde Tische der KfW

Ablauf des Regelinsolvenzverfahrens

1. Gläubiger oder Schuldner stellen einen Antrag beim Insolvenzgericht bei der Zahlungsunfähigkeit, bzw. durch den Schuldner auch bei drohender Zahlungsunfähigkeit zum Erhalt der Sanierungschancen.
2. Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens, der bei natürlichen Personen mit einem Antrag auf Restschuldbefreiung einhergehen kann. Das Gericht prüft die Voraussetzungen sowie die Frage, ob Mittel zur Deckung der Verfahrenskosten vorhanden sind, bei natürlichen Personen ggf. Stundung der Verfahrenskosten.
3. Bestellung des Insolvenzverwalters.
4. Maximal drei Monate nach Eröffnung des Verfahrens legt Verwalter einen Bericht über den Status quo und Chancen zur Weiterführung des Unternehmens vor. Gläubigerversammlung beschließt Sanierung oder Liquidation des Unternehmens.
5. Bei Entscheidung für Sanierung: Erarbeitung eines Sanierungsplans. Gläubiger dürfen Sicherheiten zugunsten der Sanierung nicht aus dem Unternehmen abziehen.
6. Bei Entscheidung für Liquidation: Alle Gläubiger erhalten eine gleich hohe Quote, Restschulden bei der Bank bleiben für den Schuldner bestehen.

Das Verbraucherinsolvenzverfahren

Im Verbraucherinsolvenzverfahren hingegen ist der Schuldner zunächst zu einer außergerichtlichen Lösung angehalten, für die er seitens einer staatlich anerkannten Insolvenzstelle Unterstützung erhält. Nur wenn keine Einigung zustande kommt, kann der Schuldner einen gerichtlichen Insolvenzantrag stellen. Das Gericht kann auf der Basis eines Schuldenbereinigungsplans einen Einigungsversuch erzielen. Erst wenn erneut keine Einigung zustande kommt, wird das Verfahren eröffnet. Möglich ist der gleichzeitige Antrag auf Restschuldbefreiung. Hiernach muss der Schuldner für die Dauer von sechs Jahren den pfändbaren Anteil seines Vermögens abtreten. Bei einer vorzeitigen Beendigung des Insolvenzverfahrens schließt sich eine dreijährige Wohlverhaltensphase an, in der sich der Schuldner intensiv um Arbeit bemühen muss.

Die Geschäftsaufgabe eines Start-ups positiv betrachten

Sehen Sie auch das Scheitern positiv! Die besten Gründer sind häufig diejenigen, die bereits aus ihren Fehlern gelernt haben. Analysieren Sie die Fehler. Begleichen Sie die Altlasten und bestehenden Verbindlichkeiten – und wagen Sie einen Neustart. Ideen gibt es schließlich wie Sand am Meer.

Fehlentscheidungen bei der Wahl von Führungskräften, Fehler in der Produktpalette, der Ausstattung, Standortwahl oder der finanziellen Ausstattung sind ebenso zu nennen wie mangelhafte Informationsflüsse – es gibt verschiedene Unternehmenskrisen mit jeweils eigenen Lösungswegen.

Doch Fehler sind menschlich. Nicht jeder Fehler führt automatisch in eine schwerwiegende Unternehmenskrise, bei der die Existenz des Unternehmens ernsthaft bedroht ist. Krisen kommen meistens nicht aus dem Nichts, sondern zeichnen sich langsam ab. Doch viele Gründer vernachlässigen potenzielle unternehmerische Krisen – begründet durch äußere Einflüsse oder Fehler in der Unternehmensführung, bis das Unternehmen am Abgrund steht.

Krisen beginnen in der Regel als Strategiekrise, entwickeln sich zu einer Erfolgskrise und münden bei fehlendem Gegensteuern in eine Liquiditätskrise. Das Problem: Viele Unternehmer ignorieren alle Frühsignale und bemerken die Krise erst, wenn es (fast) schon zu spät ist – gleich dem Motto „die Hoffnung stirbt zuletzt.“

Die Strategiekrise

Die Strategiekrise ist tatsächlich kaum spürbar. Die Absatzzahlen und Gewinne stimmen weiterhin, alles läuft. Und doch: Die Ausrichtung am Markt passt nicht mehr, die Wettbewerbsposition verschlechtert sich zunehmend.

Halten Sie die Augen offen nach veränderten Gesetzeslagen, zunehmender Konkurrenz, sinkenden Kundenzahlen oder ausbleibender Kundschaft im Ladengeschäft. Sie verschieben strategische Entscheidungen immer wieder und es mangelt Ihnen an Unternehmenszielen; Produktionsverfahren sind veraltet, Service und Qualität lassen zunehmend zu wünschen übrig oder das Feedback der Kunden verhallt im Raum.

Ihre Optionen: Kurskorrekturen, Veränderung oder Abstoßen nicht rentabler Bereiche, Überprüfung aller Ressourcen, Kooperationen mit anderen Unternehmen, Beobachtung der Konkurrenz, Innovationen oder Internationalisierung.

Die ERfolgskrise

Weitaus deutlicher ist die Erfolgskrise zu erkennen. Auftragszahlen sinken ebenso wie Gewinne, Mitarbeitermotivation und das Klima leiden unter dem wachsenden Misserfolg. Die Luft wird immer dünner, weil Schulden weiter steigen und es an Geld für Veränderungsprozesse mangelt. Stammkunden wandern ab, Beschwerden häufen sich, der Absatz geht zurück, gleichzeitig halten Sie Lieferzeiten nicht immer ein; bei fehlender Auslastung sinkt die Qualität der Produkte, Umsatz und Gewinne gehen zurück.

Mit kleineren Korrekturen ist es nun nicht mehr getan, eine Grundsanierung muss her. Unterziehen Sie das Unternehmen einer grundlegenden Überprüfung, erstellen Sie Mängellisten, straffen Sie die Organisation. Outsourcen Sie Geschäftsfelder, die nicht ertragreich sind und treten Sie mit einem konsequenten Konzept zum Kampf gegen Ihre Konkurrenz an. Dies kann entweder durch den Preis, eine aggressive Marketingkampagne, eine gesteigerte Qualität oder innovative Produktionsverfahren sein.

Die Liquiditätskrise

Halten Sie auch bei der klar erkennbaren Erfolgskrise die Augen weiter verschlossen, lässt die Liquiditätskrise nicht lange auf sich warten.

Mahnungen häufen sich, das Dispolimit wird permanent ausgenutzt, die Bank verweigert weitere Zahlungen, Lieferanten bestehen auf die Zahlung per Vorkasse. Ihr Personal lässt sich nur über die Einführung von Kurzarbeit halten, es drohen Pfändungen aufgrund unbezahlter Rechnungen. Bedienen Sie auch die Krankenkassen nicht mehr ordentlich, stellen diese von sich aus einen Antrag auf Insolvenz. Ihnen bleiben nicht mehr viele Möglichkeiten.

Starten Sie den Kassensturz und erstellen Sie eine Liste, wer zuerst bedient werden soll. Schöpfen Sie Bareinlagen aus, besorgen sich neues Beteiligungskapital, stunden Sie Verbindlichkeiten und erhöhen das Kreditvolumen, um das Unternehmen zu retten.

Controlling zeichnet sich durch die Messbarkeit von Vorgängen aus. Entsprechend wichtig sind Kennzahlen, die dies ermöglichen. Nicht alle Kennzahlen sind gleichermaßen für ein Unternehmen relevant, hilfreich ist jedoch eine breite Anwendung verschiedener Kennzahlen für das Controlling bei Start-ups, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln. Wichtige Kennzahlen sollten Sie wöchentlich, mindestens aber monatlich ermitteln, weniger wichtige seltener.

Kennzahlen für das Controlling bei Start-ups im Überblick

Die Kennzahlen lassen sich mit der BWA kombinieren.