Das papierlose Büro ist bereits seit Jahren im Gespräch. Dutzende Meter Aktenordner füllen so manches Regal, um der Dokumentationspflicht offizieller Geschäfte nachzukommen. Doch es geht auch anders – zumindest in vielen Branchen. Gerade für Start-ups mit wenigen oder keinen Mitarbeitern ist ein papierloses Büro ideal und nicht allzu kompliziert umsetzbar.

Vorteile des papierlosen Büros

Ein papierloses Büro spart Arbeit, dient der Effizienzerhöhung und trägt maßgeblich zum Umweltschutz bei, da kein Papier für Druckkosten genutzt werden muss. Nicht zuletzt spart es jede Menge Platz, wenn Dokumente digital und nicht in Aktenordnern gelagert werden. Auch das spart Kosten, denn schließlich kostet jeder m² Geld. Und nicht zuletzt: Gibt es ein ordentliches Ablagesystem, sind Dateien am Computer wesentlich einfacher auffindbar als eine Seite in einem Aktenordner – und das von jedem beliebigen Ort aus.

Funktionsweise des papierlosen Büros

Es klingt zunächst kompliziert, auf jegliche Ausdrucke zu verzichten und alle Dokumente ausschließlich EDV-gestützt abzuspeichern und zu versenden. Ist es aber nicht – zumindest dann nicht, wenn die Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen abgeschlossen ist, die eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Softwarelösungen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements sollen bei der elektronischen Archivierung helfen, doch reicht es in der Regel aus, vorhandene Dokumente zu scannen und eine serverbasierte Verzeichnisstruktur mit Softlinks und gutem (semantischen) Dateimanager (z.B. Dolphin o.ä.) inkl. Metadaten-Auszeichnung, und Strukturierung/Verschlagwortung einzurichten.

Probleme im papierlosen Büro

Solange nicht alle Unternehmen auf den papierlosen Betrieb umgestellt haben, gibt es eventuell Kompatibilitätsprobleme mit anderen Unternehmen, die noch Papier verwenden. Das umständliche Ausdrucken und erneute Einscannen von Dokumenten ist eventuell notwendig.

Problematisch ist häufig auch noch die EDV-Kompetenz der eigenen Mitarbeiter. Serverspeicherung, Softlinks und semantische Auszeichnung / Metadaten sind vielen noch kein Begriff. Auch bedarf es der entsprechenden technischen Infrastrukturen, um das Verfahren im Büro umzusetzen.

Erfolgt lediglich eine partielle Umstellung, ist der Zeitaufwand für das Synchronisieren vom einen auf das andere Medium erheblich. Das Ziel sollte also immer das vollständige Umstellen auf einen papierlosen Betrieb sein.

Auch ergeben sich weitere Nachteile, die es zu bedenken gilt: Es besteht eine Abhängigkeit von technischen Geräten, d. h. beim Ausfall eines Gerätes gibt es evtl. keine Zugriffsmöglichkeit mehr. Auch sind einige Dokumente ausschließlich in Papierform gültig.

Ausstattung eines papierlosen Büros

Zuallererst ist ein Scanner wichtig. Vor allem in größeren Unternehmen, in denen täglich mehrere Seiten eingescannt werden müssen, lohnt sich hier die Anschaffung eines Gerätes mit einem automatischen Papiereinzug. Diese sind zwar teurer in der Anschaffung, machen jedoch keine Probleme mit einem schiefen Einzug und arbeiten effizienter als Multifunktionsgeräte. Duplex-Scanner sind auch für doppelseitige Belege und von A4 abweichende Formate geeignet.

Es empfiehlt sich, die Auflösung so hoch wie möglich anzusetzen und Dokumente als schreibgeschützte pdfs oder .tiff abzuspeichern. Wichtig ist in jedem Fall, dass sich Dokumente nachträglich nicht manipulieren lassen.

Evernote hilft als digitales Notizbuch dabei, das Sie sogar mit Kollegen teilen können. Auch eine Synchronisation mit anderen Medien ist möglich, es gibt eine Keywordsuche und eine Handschriftenerkennung. Tipps für die Einrichtung von Evernote in Teams gibt es Hier: Anleitung: Evernote Business-Arbeitsplatz des Teams einrichten. Allerdings: Vorsicht ist bei solchen Anbietern geboten, da keine Sicherheit besteht, wenn ein solcher vom Markt verschwindet. Eventuell reicht es also aus, mit einer einfachen Ordnerstruktur zu arbeiten.

Für die Sicherheit sind regelmäßige Bacxk-ups das A und O. Dazu eignen sich externe Festplatten, Server oder auch Cloud-Lösungen, die jedoch immer hinsichtlich des Datenschutzes gesichert werden sollten.

Papierloses Büro verwalten

Sind alle Dokumente digitalisiert, bedarf es der Strukturierung, um später alles schnell auffinden zu können. Hier bietet sich neben der Verwendung von Keywords auch die Nutzung des Erstell- oder Rechnungsdatums im Dateinamen an.

Als Aufbewahrungsort ist der Windows-Ordner nicht ausreichend – vielmehr bedarf es einer professionellen Datenbank, die Metadaten wie dem Einlesedatum, dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments hinzufügt.

Papierloses Büro und Finanzamt

Rechnungen & Co. müssen beim Finanzamt keineswegs in Printform abgegeben werden. Bereits seit 20 Jahren sind auch digitale Dokumente gestattet, manchmal sogar ausdrücklich gewünscht. Einzige Voraussetzung: Sie müssen nach den  Grundsätzen „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) gescannt und gespeichert werden.

Dokumente, über die vor Gericht gestritten werden könnte, speichern Sie eventuell auch in Papierform, da Gerichte nicht alle elektronischen Dateien akzeptieren. Andere – Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen gesichert sind – haben ausschließlich in Papierform Gültigkeit.

Und zum Schluss: Papierunterlagen entsorgen

Ist das Scannen abgeschlossen und sind alle Dateien sicher verwahrt, können die Papierberge entsorgt werden. Hier gilt es, auf den Datenschutz sensibler Daten zu achten, d. h. diese nicht einfach stapelweise zu entsorgen, sondern zu schreddern.