Viele Studierende mühen sich bei jeder Seminararbeit jedes Mal von neuem mit der Formatierung der Arbeit ab. Oft kostet diese am Ende der Arbeit viel Zeit und Mühe – nicht zuletzt, da oft nicht bekannt ist, wie sich Word für wissenschaftliches Arbeiten nutzen lässt. Schließlich gibt es eine ganze Reihe sehr nützlicher Tools, die das Erstellen von Seminar- und Abschlussarbeiten stark vereinfachen.

Eine Vorlage für alle Seminararbeiten erstellen

Oft sind die Vorgaben in einer Hochschule relativ ähnlich, sodass es durchaus sinnvoll ist, eine Vorlage zu erstellen, die du dann für alle weiteren Seminararbeiten nutzen kannst. So brauchst du dir lediglich ein Mal die Mühe machen und kannst alle folgenden Arbeiten mit dieser Vorlage erstellen, ohne dass du dich noch um die Formatierung zu kümmern brauchst.

Arbeiten mit Formatvorlagen in Word für wissenschaftliches Arbeiten

Der Schlüssel, um später möglichst wenig Arbeit mit dem Formatieren zu haben, sind die Formatvorlagen. Hier kannst du im Prinzip für jede Überschriftsebene, Text, Zitate oder auch Beschriftungen und Fußnoten separate Einstellungen vornehmen. Es lohnt sich, die wichtigsten hier zu definieren.

Wenn du später beschließt, dass der Fließtext eine andere Schriftart haben soll oder die Überschriften der dritten Ebene lieber in 12pt anstelle von 14pt gesetzt werden sollen, kannst du das für den kompletten Text mit ein paar wenigen Klicks für das komplette Dokument ändern.

Standardtext definieren

Der Standardtext ist der Text, in dem später dein kompletter Fließtext geschrieben steht. Um diesen zu formatieren, klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld und wähle “ändern” aus. Es erscheint ein weiteres Feld, in dem du einzelne Einstellungen vornehmen kannst.

• Definiere hier die vorgegebene Schriftart, die Schriftgröße und den Zeilenabstand. Oft ist auch ein Blocksatz verlangt, den du ebenfalls anklicken kannst.
• Damit du Absätze nicht zu Leerzeilen trennen brauchst, stelle den “Absatz nach” auf ca. 10pt ein.
• Um die Angaben für alle Vorlagen zu speichern, achte darauf, dass du vor dem Schließen einen Haken bei “Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente” setzt.

Weitere Vorlagen formatieren

Du kannst hier nun alle Formate definieren, die du für die Arbeit benötigst. In der Regel sind das

• Überschriften Ebene 1-3
• Zitat
• Beschriftungen (von Abbildungen und Tabellen)
• ggf. Fußnoten

Sollten hier nicht alle Vorlagen angezeigt werden, die du benötigst, klicke in der Liste auf “Optionen” und ändere die Darstellung im Ausklappmenü von “empfohlen” auf “alle”.

Auch hier bietet es sich an, Überschriften direkt mit einem Absatz vor und nach zu definieren, um im Text nicht mit Leerzeilen arbeiten zu müssen.

Achte auch hier nach jeder Änderung auf das Setzen des Häkchens bei “Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente setzt”.

Automatisierte Verzeichnisse in Word für wissenschaftliches Arbeiten erstellen

Während der Text im Standard-Format geschrieben ist, nutzt du für die Überschriften entsprechend diese Vorlage. Das bietet zwei wichtige Erleichterungen:

• eine automatische Nummerierung ist möglich
• du kannst ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen

Automatische Nummerierung für Überschriften in Word

Im Lauf einer Arbeit verschiebt sich schon mal das eine oder andere Kapitel, andere fallen weg oder es soll noch eines eingeschoben werden. Jede einzelne Nummerierung manuell zu ändern, kostet viel Zeit und ist sehr fehleranfällig. so kannst du Word für wissenschaftliches Arbeiten praktisch einrichten, sodass sich die Nummerierungen automatisch anpassen.

• Erstelle die Überschrift mit der zugehörigen Formatvorlage.
• Klicke auf das Feld “Liste mit mehreren Ebenen” und wähle hier das passende Feld aus.
• Sind die Überschriftenebenen noch nicht definiert wie gewünscht, gibt es die Option, eine neue Liste zu erstellen.

• Wenn du Glück hast, übernimmt Word die Einstellung automatisch für alle Überschriften, andernfalls gehe einzeln vor.
• Du hast bei der Nutzung von auch die Möglichkeit, die Nummerierung innerhalb des Textes zu unterbrechen, manuell zu bestimmen oder neu zu starten. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf die Zahl, die du ändern willst.

Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen

Sind alle Überschriften mit den Formatvorlagen erstellt, lässt sich daraus ganz einfach das Inhaltsverzeichnis generieren. Das ist insofern praktisch, als dass du am Ende nur noch einmal mit einem Rechtsklick aktualisieren brauchst und Word automatisch alle Änderungen von Seitenzahlen, Umbenennungen usw. übernimmt.

Für das Inhaltsverzeichnis stehen dir entweder Vorlagen von Word für wissenschaftliches Arbeiten zur Verfügung, oder du erstellst dein eigenes Verzeichnis. Das bietet natürlich mehr Gestaltungsoptionen, wenn z. B. die erste Überschriftenebene fett und in Kapitälchen erscheinen soll.

Den Reiter für das Inhaltsverzeichnis findest du unter “Referenzen”:

 

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis einfügen

Diese Funktion funktioniert im Prinzip wie die Überschriften und das Inhaltsverzeichnis. Damit du mit Word ein automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen kannst, müssen alle Abbildungen bzw. auch Tabellen mit der vorgesehenen Funktion beschriftet sein. Dazu gehst du wie folgt vor:

Zuerst beschriftest du die Abbildung oder Tabelle mit der Funktion “Beschriftung einfügen”. Diese findet sich im Reiter Verweise bzw. Referenzen. Markiere dazu die Tabelle oder Abbildung und klicke auf das Feld. Hier kannst du z. B. auswählen, ob die Beschriftung oder- oder unterhalb platziert sein soll.

Hast du alle Tabellen und Abbildung beschriftet, kannst du das Verzeichnis an der gewünschten Stelle einfügen. Auch die Funktion “Abbildungsverzeichnis einfügen”  findest du unter Verweise bzw. Referenzen:

In diesem Feld besteht die Auswahlmöglichkeit von Tabellen, Abbildungen & Co., sodass du für jede Darstellungsform ein eigenes Verzeichnis erstellen kannst.

Das Abkürzungsverzeichnis erstellen – manuell oder automatisch

Viele Studierende erstellen das Abkürzungsverzeichnis manuell – was gerade bei einfachen Seminararbeiten auch nicht sehr aufwendig ist, wenn du dir bei der Arbeit einfach einen Zettel neben den Rechner legst und die Abkürzungen notierst.

Doch es gibt noch eine zweite Variante – das Arbeiten mit dem Index. Das funktioniert wie folgt:

Markiere die Abkürzung – im Beispiel “BGB” und klicke im Reiter Referenzen bzw. Verweise auf “Eintrag markieren”. Es erscheint das Feld unten. Hier markierst du “Querverweis” und schreibst in dem zugehörigen Feld diie Abkürzung aus (“Bürgerliches Gesetzbuch”).

Schließt du das Feld, erscheint ein Kürzel hinter der Abkürzung. Keine Sorge, dieses ist im Druck später nicht mehr sichtbar, zeigt jedoch die Verknüpfung an.

Anschließend gehst du in deinem Text an die Stelle, an der du das Verzeichnis einfügen willst und wählst “Index einfügen” im Menü aus. Hier hast du dann wie auch schon beim Abbildungsverzeichnis ein Feld mit verschiedenen Optionen, die du auswählen kannst.

Quellen verwalten und Literaturverzeichnis in Word für wissenschaftliches Arbeiten erstellen

Word bietet eine eigene Funktion, um Quellen zu verwalten und daraus später ein Literaturverzeichnis zu generieren. Gerade bei größeren Arbeiten ist das extrem hilfreich, um nicht den Überblick zu verlieren oder schlichtweg zu vergessen, das eine oder andere Werk im Verzeichnis aufzuführen. 

Um die Funktion zu nutzen, klicke am Ende des Satzes, den du um die Quelle ergänzen willst, auf “Zitat hinzufügen” (Reiter Referenzen / Verweise). Wähle die Option “neue Quelle hinzufügen” (auch ein Platzhalter ist möglich, doch stiftet der eher Chaos). Es erscheint ein Feld, in dem du die Quellenart auswählen und alle Eingaben tätigen kannst:

Deine Quelle erscheint nun in Klammern hinter dem Text. Um eine Seitenzahl zu ergänzen, klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld und wähle “Zitat bearbeiten” aus. Du kannst in dem Feld nun die Seitenzahl ergänzen.

Um ein indirektes Zitat jetzt noch um ein “vgl.” zu ergänzen, klicke erneut mit der rechten Maus und wähle dieses Mal “Feld bearbeiten” aus. In der oberen Zeile ergänzt du nun hinter dem bestehenden Text  \f “vgl.” Schließe das Fenster wieder.

Hast du alle Quellen mit dieser – aufwendigen – Methode eingegeben, kannst du das Literaturverzeichnis erstellen. Dazu brauchst du im Prinzip nur die Art der Zitation auswählen und die Funktion “Literaturverzeichnis einfügen” auswählen.

Automatisierte Verweise im Fließtext

Auf jede Abbildung, Tabelle oder auch manchmal andere Kapitel gibt es Verweise im Text. Verschiebt sich die Nummerierung, ist die Änderung jeder einzelnen Zahl aufwendig, oft vergisst man die eine oder andere Zahl.

Einfacher ist es, mit automatischen Verweisen zu arbeiten. Dazu kannst du deinen Text durch ein Feld ergänzen, das sich später automatisch anpasst, wenn sich Kapitelnummern oder Abbildungszahlen verschoben haben. Die Voraussetzung ist nur, dass du dafür mit Überschriften und Beschriftungen arbeitest (siehe oben im Text).

Willst du auf eine Abbildung, Tabelle oder auch ein anderes Kapitel verweisen, ist die Funktion “Querverweis” hilfreich. Diese findest du ebenfalls bei den Verweisen bzw. Referenzen.

Hier erscheint ein Feld, bei dem du den gewünschten Verweis auswählen kannst – Tabellen, Abbildungen, Überschriften und andere. Hast du eines ausgewählt, erscheint im unteren Feld die Liste aller Tabellen, Abbildungen, Überschriften, wo du dir das gewünschte Ziel aussuchst.

Im rechten Drop-down-Menü kannst du dich anschließend noch entscheiden, ob im Verweis der Titel, die Nummerierung oder Seitenzahl angezeigt werden soll.

Fertig ist der automatische Verweis.

Abschnitte erstellen – nicht nur für Seitennummerierung

Wenn du Word für wissenschaftliches Arbeiten nutzt, ist das Erstellen von Abschnitten nicht ganz unwichtig. Mit dieser Funktion kannst du z. B. 

• römische und arabische Seitenzahlen in einem Dokument nutzen
• einzelne Kapitel in der Kopf- oder Fußzeile einfügen

Das Einfügen von einem Abschnitt ist beispielsweise nach den Verzeichnissen am Anfang der Arbeit sinnvoll, wenn du von römischen auf arabische Zahlen wechseln willst.

Klicke dazu im Reiter “Layout” auf die Funktion “Seitenumbrüche”. Hier kannst du dann einen fortlaufenden Wechsel oder Umbruch auf die nächste Seite einfügen. Letzteres ist sinnvoll, um dann mit der Einleitung direkt oben auf der nächsten Seite zu starten.

Die Seitennummerierung in der Kopf- oder Fußzeile wissenschaftlicher Arbeiten einfügen 

Um die Kopf- oder Fußzeile zu bearbeiten, reicht ein Doppelklick auf den oberen oder unteren Seitenbereich in der Regel aus. Befindest du dich hier im Bearbeitungsmodus, wird dir in einem grau hinterlegten Feld auch angezeigt, in welchem Abschnitt du dich gerade befindest. 

Um Seitenzahlen einzufügen nutze die entsprechende Funktion im Reiter “Einfügen”. Hier kannst du zunächst die “Seitenzahlen formatieren”. Diese Funktion nutzt du, um auszuwählen, ob die Zahlen z. B. arabisch, römisch oder anders dargestellt werden sollen. Auch kannst du hier auswählen, dass der aktuelle Abschnitt mit Seitennummer 1 beginnen soll. 

Den Abschnitt für Vorwort und Verzeichnisse kannst du also mit römischen Ziffern von I an nummerieren und bei der Einleitung mit einer arabischen 1 starten.

Wichtig: Damit die Nummerierung vom vorherigen Abschnitt nicht übernommen und weitergeführt wird, schau vor dem Einfügen der Zahlen, dass das Feld “mit vorheriger verknüpfen” (im Reiter der Kopf- und Fußzeilentools) deaktiviert ist.

Hast du die Formatierung abgeschlossen, brauchst du die Seitenzahlen nur noch einfügen (gleicher Button “Seitenzahlen einfügen”). Je nachdem, ob du gerade die Kopf- oder Fußzeile bearbeitest oder nicht bieten sich dafür die unterschiedlichen Funktionen aktuelle Position / Seitenanfang / Seitenende an.

Einzelne Kapitel in der Kopfzeile abbilden

Vor allem bei umfangreichen wissenschaftlichen Arbeiten wie Dissertationen dient es der Übersicht des Lesers oder der Leserin, wenn die einzelnen Kapitel in der Kopf- oder Fußzeile benannt sind.

Dazu klickst du dich in den Bearbeitungsmodus der Kopf- oder Fußzeile und nutzt die Funktion der Querverweise. Wähle hier “Überschrift” aus. Im rechten Drop-Down-Menü kannst du zudem aussuchen, welche Teile der Überschrift angezeigt werden sollen.

Achte auch hier dringend darauf, dass das Feld “mit vorheriger verknüpfen” (im Reiter der Kopf- und Fußzeilentools) deaktiviert ist. Hier ist es hilfreich, zuerst alle Abschnitte voneinander zu trennen und die Querverweise erst dann einzufügen. Andernfalls überschreibt ein späterer Abschnitt die vorangegangenen auch gerne mal.

Alternativ gehe hier einfach von hinten nach vorne vor, dann droht hier nicht die Gefahr der doppelten Arbeit.

Layout bei Word für wissenschaftliches Arbeiten einstellen

Das eigentliche Layout sollte bei der wissenschaftlichen Arbeit natürlich auch stimmen. Dazu nutze den Reiter “Layout” und wähle hier die Seitenränder aus, um diese nach deinen Vorgaben einzustellen. 

Oft ist auch eine Silbentrennung gefordert, damit der Blocksatz nicht teilweise unnötig auseinandergezogen wird. Diese Funktion ist hier ebenfalls zu finden.

Weitere Funktionen wie den Abstand vor / nach einem Absatz oder Einzüge sind ebenfalls hier angeordnet. Diese brauchst du allerdings nicht, wenn du die Formatvorlagen bereits wie eingangs beschrieben definiert hast.

Datei als Vorlage speichern

Hast du alle Formatierungen vorgenommen und stets einen Haken bei “Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente” gesetzt, kannst du die Datei als Vorlage speichern und dir damit für folgende Arbeiten viel Mühe im Vorfeld sparen.

Klicke dazu auf “speichern unter” und wähle den Dateityp “Word-Vorlage” aus. Schon steht dein fertig formatiertes Template für kommende Seminararbeiten.

Word für wissenschaftliches Arbeiten nutzen – Schreiben und Korrigieren

Steht die Vorlage, kannst du dich an den Schreibprozess begeben. Mit den Formatvorlagen erledigt sich die Formatierung quasi von allein und du kannst dich komplett auf das Schreiben konzentrieren. Dazu gibt es weitere hilfreiche Funktionen.

Fußnoten einfügen

Fuß- oder Endnoten sind eigentlich selbsterklärend. Diese findest du hier bzw. kannst eine Fußnote alternativ auch mit dem Kürzel Strg.+Alt+F hinter einem Satz einfügen. Der Cursor springt dann automatisch an das Seitenende, wo du den Fußnotentext einfügen kannst.

Änderungen während der Korrektur nachverfolgen

Gerade, wenn eine zweite Person während des Schreibens schon mal Korrektur liest, helfen die beiden Funktionen der Kommentare und “Änderungen nachverfolgen”. Ist beim Bearbeiten dieses Feld aktiviert, ist für dich jederzeit ersichtlich, welche Wörter verändert wurden oder an welcher Stelle Kommata oder andere Satzzeichen ergänzt sind.

Du kannst die Änderungen dann einzeln mit der rechten Maustaste annehmen oder ablehnen oder direkt die Funktionen “alle annehmen” nutzen. 

Rechtschreibung und Grammatik prüfen

Word bietet im Reiter “Überprüfen” eine automatische Korrekturfunktion für Rechtschreibung und Grammatik. Die Einstellungen dazu finden sich allerdings nicht hier, sondern im Reiter Datei -> Optionen -> Dokumentprüfung. Hier kannst du beispielsweise auswählen, ob neben der Rechtschreibung auch die Grammatik überprüft und Wörter in Großbuchstaben ignoriert werden sollen.

Es gibt übrigens auch ein Plug-in für Word vom Duden. Dieses ist unter Umständen allerdings kostenpflichtig.

Zu guter Letzt: Felder aktualisieren

Einer der letzten Schritte vor der Abgabe sollte das Aktualisieren aller Felder sein, damit auch wirklich jeder Verweis auf sein angedachtes Ziel verweist. Markiere dazu am besten den kompletten Text (Strg.+A), rechtsklicke mit der Maus und wähle “Felder aktualisieren” aus. 

Bei allen Feldern, die jetzt erscheinen, wählst du “gesamtes Verzeichnis aktualisieren” aus. Unter Umständen stimmt die Nummerierung nach dem ersten Durchlauf im Abbildungsverzeichnis nicht ganz, wenn du vieles verschoben hast. 

Wiederhole den Vorgang noch ein zweites Mal. Spätestens jetzt sollten alle Verweise aktuell sein. 

Hast du Kapitelverweise in der Kopf- oder Fußzeile genutzt, checke diese nochmals gegen. Word versteht manchmal nicht, dass dieser Bereich auch aktualisiert werden soll.

Unterstützung beim wissenschaftlichen Schreiben

Das Erstellen einer Formatvorlage ist kein Hexenwerk und mit einigen Grundkenntnissen in Word schnell erledigt. Bei der Übernahme eines Lektorats kümmern wir uns auch gern ganz nebenbei um die korrekte Formatierung nach deinen Vorgaben. Auch bei der Themenfindung, dem Erstellen einer Forschungsfrage oder der Auswahl einer wissenschaftlichen Methode sind wir gern behilflich, damit die Arbeit nicht nur durch ihre Formatierung, sondern auch inhaltlich glänzt.