Die Buchführung umfasst die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge und liefert damit die Grundlage für Kostenrechnung und Kalkulation, Planung und Statistik und gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Je nach Rechtsform Ihres Unternehmens sind Sie zur einfachen oder doppelten Buchführung angehalten.

Einfache Buchführung

Die einfache Buchführung eignet sich ausschließlich für kleine Betriebe. Mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung stehen – wie der Name schon sagt – die Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Der Nachteil: Die Vermögensübersicht fehlt, Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt und Anlagevermögen werden nicht sichtbar. Sie ist nur für kleine Unternehmen mit einfachen Strukturen ohne allzu großes Wachstumspotenzial geeignet. Um den Gewinn über die EÜR zu ermitteln, richten Sie einzelne Rubriken (Büromaterial, Mieten, Telefonkosten etc.) ein und buchen anfallende Positionen entweder auf der Einnahmen- oder der Ausgabenseite. Am Ende haben Sie eine Aussage darüber, wie viel Gewinn Sie erwirtschaftet haben. Die Abgabe der EÜR an das Finanzamt erfolgt auf einem Formblatt.

Doppelte Buchführung

Die kaufmännische Buchführung, auch doppelte Buchführung genannt, geht mit Jahresabschlüssen und Inventuren einher. Sie ist verpflichtend für alle im Handelsregister registrierten Unternehmen sowie für Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz erzielen. Ihren Namen hat die doppelte Buchführung daher, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht wird (z. B. Wareneinkauf und Bank). Jedes dieser Konten hat eine Soll- und eine Haben-Seite, in der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Alle Geschäftsvorfälle werden hier entsprechend branchenspezifischer Rahmenkontenpläne auf Konten verbucht. Die doppelte Buchführung berücksichtigt dabei Verbindlichkeiten und Forderungen und bleibt nicht auf die tatsächlichen Zahlungsströme beschränkt.

Neben der Buchhaltung verzeichnet ein Kassenbuch alle Einnahmen und Ausgaben, gegebenenfalls muss auch der Warenausgang aufgezeichnet werden. Am Ende des Jahres erstellen Sie einen Jahresabschluss (Gewinn- und Verlustrechnung) sowie eine Bilanz.

• Gewinn- und Verlustrechnung: Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen unter Berücksichtigung der Bestandsveränderungen und noch offene Aufträge sowie steuerliche Abschreibungen
• Bilanz: Entwicklung von Unternehmensvermögen und Schulden, zur Vorbereitung auf die Bilanz ist Inventur Pflicht.

Sind Sie zur doppelten Buchhaltung verpflichtet und kein Steuerexperte, nutzen Sie einen Experten. Für Gründer gibt es die Leistungen von Externen ab ca. 30 € die Stunde.

Vollziehen Sie die Buchführung selbst, achten Sie auf die elementaren Grundsätze:

• Übersichtlichkeit
• Vollständigkeit
• Ordnung
• zeitgerechte Abgabe
• Nachprüfbarkeit
• Richtigkeit.

Die Einreichung der Jahresabschlüsse ist als E-Bilanz beim elektronischen Bundesanzeiger möglich.

Elektronische Steuererfassung

Die elektronische Abgabe der Steuererklärung ist inzwischen obligatorisch. Das Online-Portal Elster bildet dabei die Schnittstelle zum Finanzamt. Von der Software aus, die Sie auf der Webseite www.elster.de downloaden können, werden alle Formulare direkt an das Finanzamt weitergeleitet. Benötigt wird dafür eine elektronische Signatur, die Sie ebenfalls auf der Webseite beantragen.

Nutzen Sie eine zusätzliche Steuersoftware zur Erfassung Ihrer Daten (z. B. WISO), wird Elster automatisch integriert und übernimmt Ihre Eingaben an den richtigen Stellen in den Formularen. Eine Alternative ist das Arbeiten mit der FIBU-Software, die eine relativ einfache Schnittstelle zu DATEV bildet, mit der Steuerbüros arbeiten, d. h. Sie können einen Ihrer steuerlichen Erfassung selbst vollziehen und diese dann einem Steuerberater weiterleiten.

Vorteil bei beiden Programmen: Sie müssen nicht lange auf den Steuerbescheid warten, sondern erhalten einen (unverbindlichen) Sofortüberblick über zu erwartende Forderungen oder Nachzahlungen.