Jeder Kaufmann ist dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Bestandsaufnahme zu machen. Vielen graut vor dem Aufwand dieser Jahresinventur – doch mit einer guten Vorbereitung lässt sich die Inventur relativ schnell und unkompliziert erledigen. Beim Inventur durchführen sind dabei einige Formalia zu beachten.
Was gehört zum Inventar?
Aufzulisten sind alle Grundstücke, Forderungen und Schulden, Bargeldbestand und Vermögensgegenstände, d. h. bei Firmen jedes einzelne Produkte, das sich zum Zeitpunkt der Inventur im Betrieb befindet.
Das Ziel der Inventur
Das Ziel der Inventur ist dabei die Feststellung des Jahresergebnisses sowie die Richtigstellung der Bestände. Die Differenzen der Inventuraufnahme fließen anschließend in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ein.
Verpflichtet zur Durchführung der Inventur sind dabei ausschließlich Kaufleute. Freiberufler und Selbstständige, die Einnahmen und Ausgaben über eine EÜR ermitteln, brauchen keine Inventur durchführen.
Neben der jährlichen Inventur zum Ende des Geschäftsjahres ist außerdem eine Stichtagsinventur, Stichprobenintventur, eine verlegte sowie eine permanente Inventur möglich. Die Kombination verschiedener Methoden erleichtert den Arbeitsaufwand unter Umständen erheblich. Als Verfahren kommen dabei im Wesentlichen drei unterschiedliche Verfahren zum Einsatz:
- körperliche Inventur, bei der Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen oder Wiegen aufgenommen werden,
- Buchinventur, die die Bestände des nicht körperlichen Vermögens und der Schulden (Bspw. Forderungen-, Verbindlichkeiten-, Bankguthaben) ermittelt, die auf die Auszeichnungen der Finanzbuchhaltung Bezug nehmen (Bspw. Quittungen, Belege),
- Anlageninventur, die die körperliche Bestandsaufnahme für Güter des beweglichen Anlagevermögens (Kraftfahrzeuge, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattungen, nicht aber geringwertige Wirtschaftsgüter) ersetzt, wobei hier mehrere Angaben für jeden Gegenstand erforderlich sind:
- genaue Bezeichnung des Gegenstandes
- Bilanzwert am Bilanzstichtag
- Tag der Anschaffung oder Herstellung
- Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten
- Nutzungsdauer
- jährliche Abschreibung
- Tag des Abgangs
Vorbereitung der Inventur
- Lager, Verkaufsflächen usw. aufräumen
- Bestände übersichtlich ordnen, gleichartige Artikel zusammenstellen
- Defekte oder beschädigte Waren separaieren
- Verdorbene Waren oder solche mit abgelaufenem MHD separat stellen
- Fremde Vorräte kennzeichnen
- Überzählige und unentgeltlich erworbene Bestände kennzeichnen
- Korrekte Kennzeichnung der Artikel kontrollieren
- Aufnahmebereiche und -felder mit den zugeordneten Nummern kennzeichnen
- Aufnahmeverfahren je nach Artikel bestimmen (zählen, wiegen, messen, schätzen)
- Geeignete Materialien zur Abgrenzung bereitstellen
- Vorbereitungen in den auswärtigen Aufnahmebereichen berücksichtigen
- Aufnahmeformulare erstellen
- Ausfüllanweisungen für die Aufnahmeformulare erstellen
- Bestands-(Artikel-)listen vorbereiten
- Bestandslisten auf vergessene Zu- oder Abgänge kontrollieren
- Formular für Inventurprotokoll anfertigen
- Warenzugangslisten für während der Inventur eingehende Waren erstellen
- Warenverkaufslisten für während der Inventur verkaufte Waren erstellen
- Ausgabelisten erstellen
- Rücklauflisten erstellen
- Inventuranweisungen für Personal erstellen
- Erfassungsgeräte, Scanner etc. bereitstellen
- Hilfsmittel wie Taschenrechner, Stifte, Notizzettel, Waagen, Kisten bereitstellen
- Aushilfen suchen
- Inventurpersonal schulen
- Löhne für Aushilfen bereitstellen
Inventur durchführen
Bei der Aufnahme der Waren sind einige Regeln zu beachten. So wird der gesamte Warenbestand aufgenommen, d. h. auch verdorbene Waren werden auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
Beim Messen von Waren wird gerundet: 1 bis 4 werden abgerundet, 5-9 aufgerundet.
Die aufgenommene Ware wird durch den Zählenden gekennzeichnet, nach der Abarbeitung streicht der Schreiber den Bereich von der Liste. Der Inventurleiter prüft anschließend die Inventurunterlagen und ihre Vollständigkeit.
Vorsicht bei der Einordnung der Waren: Eine genaue Abgrenzung und Differenzierung einzelner Warengruppen ermöglicht eventuell erhebliche Bewertungsabschläge und damit Steuerersparnisse.
Zur Erleichterung der Durchführung der Inventur gibt es inzwischen auch spezielle Apps, bei denen das Smartphone gleichzeitig als Scanner dient.
Fallstricke bei der Inventur
Bei einer unsachgemäßen Inventur drohen finanzielle Einbußen. Prüfer schauen bei der Inventur besonders genau hin, Ungereimtheiten sollte es entsprechend keine geben. Mögliche Szenarien sind
- die Feststellung einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung, wenn Waren vergessen werden,
- Steuernachzahlungen aufgrund vergessener Waren
- Steuernachzahlungen aufgrund der Annahme, dass noch weitere Waren vergessen wurden und so ein Sicherheitszuschlag erhoben wird
- Prüfung nach Kassendifferenzen
- Strafanzeigen aufgrund möglicher Steuerhinterziehung
Nach der Inventur
Die Blätter werden nach dem Abheften mit einer fortlaufenden Nummer gestempelt.
Für Inventurunterlagen gelten wie für andere relevante Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.