Pflichten als Arbeitgeber

Es ist Ihre Pflicht, arbeitsschutzrechtliche Regularien einzuhalten. Neben Gewerbeaufsichtsamt und Berufsgenossenschaften können dies Jugend-, Mutter- und Schwerbehindertenschutz sein. Auch obliegt Ihnen die richtige Berechnung der Beiträge, die Sie für Ihre Mitarbeiter zu entrichten haben. Machen Sie Fehler bei Ihren Pflichten als Arbeitgeber, können Sie zur Kasse gebeten werden.

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Pflichten als Arbeitgeber

Vergewissern Sie sich z. B. bei geringfügigen Beschäftigungen, dass Ihr Mitarbeiter nicht weiteren Nebentätigkeiten nachgeht. Lassen sie sich immer auch Lohnsteuerkarte, Nachweis über die Krankenversicherung, Arbeitserlaubnis, Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers und ggf. das polizeiliche Führungszeugnis vorlegen.

Neue Mitarbeiter melden Sie umgehend bei der Krankenkasse und bei der Berufsgenossenschaft an. Überreicht Ihnen der Mitarbeiter nicht am dritten Tag nach der Arbeitsaufnahme spätestens den Sozialversicherungsausweis, sind Sie zu einer Mitteilung an die Krankenkasse angehalten.

Abgabepflichten des Arbeitnehmers

  • Arbeitnehmeranteil der Sozialabgaben – behalten Sie ein und ergänzen um den Arbeitgeberanteil (an die Krankenkasse)
  • Prämie der Berufsgenossenschaft
  • Lohnsteuer (an das Finanzamt)

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Aushangpflichten

Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, sind verpflichtet, bestimmte Informationen öffentlich zugänglich zu machen. Gerade junge KMUs vernachlässigen diese Aushangpflicht häufig, es drohen Bußgelder. Dabei müssen jeweils nur die Gesetze ausgehängt werden, die für den entsprechenden Betrieb relevant sind. Ändert sich ein Großteil des Wortlautes, muss die Fassung erneuert werden – als Schankwirt hängen Sie keine Strahlenschutzverordnung auf, wohl aber das Jugendschutzgesetz, in dem die Abgabe von Alkohol an Jugendliche geregelt ist.

Die wichtigsten Aushangpflichten

  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) + Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG)
  • § 611 bis 630 BGB (Dienstvertrag)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – sobald ein Jugendlicher eingestellt ist; ab drei Jugendlichen Aushang über Beginn und Ende der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit und der Pausen der Jugendlichen
  • Ladenschlussgesetz (LadSchlG) innerhalb der Verkaufsstelle ab einem Beschäftigten
  • Mutterschutzgesetz (MuSchG) bei mehr als drei Frauen
  • Unfallverhütungsvorschriften (UVV) –
  • Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)
  • Röntgenverordnung (RöV) -als Betreiber einer Röntgeneinrichtung
  • Biostoffverordnung (BioStoffV)
  • Gefahrenstoffverordnung (GefStoffV) und entsprechende Sicherheitsdatenblätter von im Betrieb verwendeten Gefahrstoffen
  • im Betrieb geltende Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

Die Gesetze sind kostenlos erhältlich.

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Arbeitszeiten

Die tägliche Arbeitszeit darf nicht mehr als acht Stunden betragen, kann aber auf neun bis zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten ein Freizeitausgleich geschaffen wird. Ab sechs Stunden ununterbrochener Arbeitszeit muss eine Pause von 30 Minuten, bei neun Stunden von 45 Minuten geschaffen werden, wobei die einzelnen Pausen in Abschnitte von 15 Minuten eingeteilt werden dürfen.

Nach Arbeitsende muss eine mindestens elfstündige Pause bis zum erneuten Arbeitsbeginn bestehen. Eine Abweichung um eine Stunde ist dann möglich, wenn eine andere Pausenzeit auf zwölf Stunden ausgeglichen wird. Bereitschaftsdienste gelten nicht als Ruhezeit und sind zu vergüten. Bei der Arbeit an Sonn- und Feiertagen gilt grundsätzlich Arbeitsverbot, für einige Branchen gibt es jedoch Ausnahmen.

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Kinder- und Jugendarbeit

Die Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen, die noch schulpflichtig sind, ist verboten. Ausnahmen gelten ab dem 13. Lebensjahr mit der Zustimmung der Eltern, sofern die Arbeit leicht ist. Bleibt die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter aus, ist der Arbeitsvertrag unwirksam. Die Arbeit darf den Umfang von zwei Stunden nicht überschreiten und nicht zwischen 18 und 8 Uhr oder während der Schulzeit stattfinden.

Ab 16 Jahren gelten etwas andere Regelungen. Hier ist eine Beschäftigung

  • im Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr
  • in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr.
  • in der Landwirtschaft von Jugendlichen ab 5 Uhr morgens oder bis 21 Uhr abends
  • in Bäckereien und Konditoreien ab 5 Uhr morgens (ab 17 Jahren um 4 Uhr morgens)

möglich. Samstagsruhe und Sonntagsarbeit ist von der Tätigkeit abhängig, doch sollen mindestens zwei Samstage je Monat frei gehalten werden. Die Pausen sind mit 30 Minuten bei einer bis zu sechsstündigen Tätigkeit und 60 Minuten bei längeren Arbeitszeiten etwas länger als bei volljährigen Arbeitnehmern. Auch der Urlaubsanspruch ist höher:

  • Jugendliche <16 Jahre: 30 Tage
  • Jugendliche <17 Jahre: 27 Tage
  • Jugendliche <18 Jahre: 25 Tage

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Schwerbehinderte Arbeitnehmer

Auch für schwerbehinderte Menschen gelten besondere Schutzvorschriften (ab einem Behinderungsgrad von 50 %, ab 30 % ist eine Gleichstellung mit Schwerbehinderten möglich). Sie haben beispielsweise Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage und müssen auf Wunsch keine Überstunden leisten. Vor der Kündigung eines Schwerbehinderten oder Gleichgestellten bedarf es der Zustimmung des Integrationsamtes, die schriftlich zu beantragen ist, sofern das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, der Arbeitnehmer jünger als 58 Jahre ist oder kein Anspruch auf Knappschaftsausgleichsleistungen besteht.

Beschäftigte mit mehr als 20 Mitarbeitern haben eine Beschäftigungspflicht von Schwerbehinderten, alternativ wird eine Ausgleichsabgabe fällig.

  • 20-40 Arbeitnehmer: 1 Schwerbehinderter
  • 40-60 Arbeitnehmer: 2 Schwerbehinderte
  • >60 Arbeitnehmer: 5 % der Belegschaft

Alternativ ist eine Anrechnung von Aufträgen, die an Behindertenwerkstätten abgetreten werden, auf die Ausgleichsabgabe möglich. Ab fünf angestellten Schwerbehinderten besteht Anspruch auf eine Schwerbehindertenvertretung, die die Eingliederung im Betrieb erleichtern soll.

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Urlaubstage

  • Der jährliche Mindesturlaubsanspruch liegt bei 24 Tagen bei einer Sechstagewoche, bei 20 Tagen bei einer Fünftagewoche und entsteht erstmals sechs Monate nach Arbeitsaufnahme.
  • Krankheitstage, die in den Urlaub fallen und durch ein Attest nachgewiesen werden, gelten nicht als Urlaub – der Anspruch verlängert sich für die Dauer der Krankschreibung.
  • Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer wählen, wann er den Urlaub beansprucht. Dringende betriebliche Gründe können den Zeitraum jedoch einschränken, z. B. wenn Arbeitnehmer mit Kindern Urlaub in den Schulferien nehmen und kinderlose Arbeitnehmer nicht gleichzeitig fehlen können, um den Betrieb aufrecht zu erhalten.
  • Nach Festsetzung des Urlaubstermins ist eine Verschiebung dessen nur noch in beidseitigem Einverständnis möglich.
  • Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Erstellung des Urlaubsplans.
  • Die Aufnahme einer anderen Erwerbstätigkeit im Urlaub ist nicht gestattet.
  • Der Urlaubsanspruch erlischt mit dem Ende des Kalenderjahres, ein Übertrag in das Folgejahr ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich: betriebliche Gründe wie die Erfüllung termingebundener Aufträge oder Krankheit. Dabei muss der Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
  • Nicht genommener Urlaub kann nicht durch Geldzahlungen abgegolten werden – außer der Urlaub kann durch Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden (Kündigung, Befristung, Aufhebungsvertrag).
  • Neben dem eigentlichen Urlaubsanspruch stehen Arbeitnehmern zusätzliche Tage für Bildungsurlaub, Kuren und Heilverfahren, Elternzeit, Mutterschutz, Sonderurlaub, Prüfungen (bei Auszubildenden), Zeit für die Ausübung einer Betriebsratstätigkeit, Stellensuche (nach Kündigung), Beratungsangebote durch Arbeitgeberverbände oder besondere Ansprüche (wie Eheschließung, Umzug oder Ausübung ehrenamtlicher Tätigkeiten) zu.

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Sonderleistungen

Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist frei wählbar, einzelne Arbeitnehmer dürfen nicht ohne Grund benachteiligt werden, d. h. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Kopplung an den Lohn gegeben sein. Möglich sind Rückforderungsklauseln im Falle des frühzeitigen Austritts des Arbeitnehmers (bei einer Zahlung von maximal einem Monatsgeld bis spätestens 31.03., bei höheren Summen bis 30.06. des Folgejahres).

Wollen Sie nicht nach drei Jahren in der Pflicht stehen, Weihnachtsgeld dank des Gewohnheitsrechtes zahlen zu müssen, versäumen Sie nicht, stets auf die Freiwilligkeit der Zahlung hinzuweisen – am besten im Arbeitsvertag mit einer ähnlichen Klausel wie „Weihnachts- und Urlaubsgeld sind Bonuszahlungen, die freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt werden und auch bei wiederholter Zahlung keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründen.“ Fehlt diese Klausel, lassen Sie sich die Freiwilligkeit bei der Auszahlung schriftlich bestätigen.

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Aufzeichnungspflicht

Bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern besteht seit der Einführung des Mindestlohns für einige Bereiche eine Aufzeichnungspflicht, welche der Schwarzarbeit entgegenwirken soll. Stundenzettel, Stempelkarten, Lohnlisten, Excel-Tabellen, elektronische Zeiterfassungssysteme – eine bestimmte Form zur Erfassung ist nicht vorgeschrieben. Auch die Arbeitnehmer selbst können die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit vornehmen. Bei einer freien Einteilung der Arbeitszeit ist lediglich die Dauer zu vermerken.

Aufzeichnungspflichtige Branchen

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
  • Fleischwirtschaft

Grundsätzlich gilt die Aufzeichnungspflicht für Arbeitnehmer, die weniger als 2.958 € brutto verdienen oder wenn das regelmäßige Monatsentgelt mehr als 2.000 Euro brutto beträgt und dieses jeweils für die letzten tatsächlich abgerechneten 12 Monate nachweislich gezahlt wurde. Kommt ein Arbeitgeber der Aufzeichnungspflicht nicht nach, drohen Bußgeldzahlungen von bis zu 30.000 €.