Während einige Handlungen die Schriftform erfordern, reicht bei anderen Abschlüssen eine mündliche Absprache aus – bis es zum Streit kommt. Grundstücksveräußerungen und Verträge als Grundlage für Eintragungen ins Handelsregister müssen außerdem notariell beglaubigt werden. Eindeutige Rechtssicherheit bei Verträgen ist entweder durch eine eindeutige elektronische Signatur oder die persönliche Unterschrift gegeben – gescannte Unterschriften reichen als Beweismittel vor Gericht ebenso wenig aus wie Absprachen, die nicht durch eine dritte Person bezeugt werden. Doch häufig ist es vor allem im alltäglichen Geschäftsverkehr unbequem, alle Schriftstücke persönlich unterzeichnen zu lassen. Entwickeln Sie ein Bauchgefühl bei der Vertragsgestaltung, für welche Schriftstücke die Schriftform erforderlich ist und wo die elektronische Variante ausreicht.

Vertragsbestandteile

Ein Vertrag sollte enthalten:

• Vertragsparteien
• Gegenstand
• Laufzeit und Kündigungsfristen (befristet oder unbefristet)
• Zahlungs- und Lieferbedingungen
• Vertragsstrafen

Ändern sich maßgebliche Grundlagen, die den Vertragsschluss begründet haben, ist eine Vertragsänderung oder ein Rücktritt vom Vertrag möglich.

Für alle Vertragsformen gibt es Vertragsmuster bei IHKs und HKs. Auch für GmbH-Gründungen und Gesellschafterverträge sind Musterprotokolle verfügbar. Vorsicht bei einer blinden Übernahme – prüfen Sie stets, ob die Musterverträge Ihren individuellen Ansprüchen genügen oder gegebenenfalls Anpassungen notwendig sind.

Drei der wichtigsten Vertragsformen, die Ihnen im unternehmerischen Alltag begegnen werden, sind Miet-, Kauf- und Arbeitsverträge. Alle haben Besonderheiten, achten Sie auf Fallstricke.

Gewerbemietvertrag

Was ist beim gewerblichen Mietvertrag zu beachten?

• Bei einer Mietdauer von mehr als einem Jahr ist die Schriftform erforderlich. Es ist ausreichend, Vertragsparteien, Laufzeit, Mietobjekt und Miete schriftlich festzuhalten. Ohne Sonderregelungen gelten gesetzliche Kündigungsfristen (zum Ablauf eines Jahres).
• Die Art der Nutzung ist festgelegt. Bei Änderungen muss eine Prüfung und ggf. Anpassung des Vertrags erfolgen.
• Einige Berufe sind erlaubnispflichtig: Für eine Gaststätte benötigen Sie eine Gaststättenerlaubnis. Vermeiden Sie, einen Mietvertrag abzuschließen, ohne die Räume später nutzen zu können. Dafür gibt es die „Vereinbarung einer aufschiebenden Bedingung“, durch die der Mietvertrag erst mit Erfüllung der Regularien wirksam wird.
• Der Vermieter eines Gewerbeobjektes ist verpflichtet, auf dem gleichen oder dem Nachbargrundstück keine Objekte an unmittelbare Konkurrenzunternehmen zu vermieten. Beschreiben Sie den Mietzweck deshalb genau.
• Mietanpassungen obliegen individuellen Vereinbarungen (Staffelvereinbarungen, Gleitklauseln).
• In der Regel sind Mieten umsatzsteuerfrei. Abweichende Vereinbarungen sind schriftlich festzuhalten. In diesem Falle können Sie die Vorsteuer geltend machen.
• Achten Sie darauf, dass bei gemeinsamen Vertretungsbefugnissen durch mehrere Gesellschafter alle Partner unterschreiben.

Kaufvertrag

Das Kaufrecht umfasst jede Form des Veräußerns von Gegenständen – egal, ob alt oder neu, ganz gleich, ob Produkt oder Dienstleistung – selbst Ideen sind veräußerbar. Das Ziel ist ein Eigentümerwechsel einer Sache gegen ein Entgelt (bar oder auf Kredit). Der Verkäufer kann sich das Eigentum an etwas sichern, bis die Sache komplett bezahlt ist (Eigentumsvorbehalt). Streng genommen unterscheiden sich Dienstleistungen nach Dienst- und Werkvertragsrecht, doch gilt auch hier gemeinhin der Verkaufsbegriff. Ein Kaufvertrag ist formfrei, d. h. sowohl mündlich als auch schriftlich möglich – Ausnahmen gelten lediglich für Immobilien, beim Erbschaftskauf und dem Kauf von GmbH-Anteilen. Zu unterschieden sind verschiedene Verkaufsarten:

• Kauf auf Probe: Kauf unter aufschiebender Billigung, d. h. Käufer testet die Ware innerhalb einer Frist. Schweigen gilt als Billigung.
• Kauf nach Probe: Kaufgegenstand ist durch Qualität und Eigenschaft eines Musters bestimmt, die gekaufte Ware muss dem Muster entsprechen.
• Kauf zur Probe: Gewöhnlicher Kauf in einer kleinen Menge zur Ansicht.
• Wiederkauf: Verkäufer wird das Wiederkaufsrecht eingeräumt, durch das er die Ware innerhalb einer bestimmten Frist Ware zum Wiederkaufspreis zurückkaufen kann.
• Vorkauf: Beim Verkauf wird dem Inhaber des Vorkaufsrechts eine Sache zuerst angeboten.
• Ramschkauf: Kauf einer großen Warenmenge zum Pauschalpreis ohne Qualitätscheck.
• Bestimmungskauf: Ein Handelskauf, bei dem nur Art und Menge und eine Frist vereinbart werden.

Neben Art, Beschaffenheit und Güte können Kaufverträge hinsichtlich ihrer Lieferzeit gestaltet sein:

• Terminkauf: Die Lieferung erfolgt zu einem bestimmten Termin oder innerhalb einer Frist.
• Fixkauf: Lieferzeitpunkt ist exakt festgelegt und entscheidend für die Wirksamkeit des Kaufvertrages. Ein Fixkauf kann nur durch eine betriebliche Notwendigkeit begründet werden.
• Sofortkauf: Lieferung erfolgt unmittelbar nach Abschluss des Kaufvertrages.
• Kauf auf Abruf: Lieferung erfolgt nach Abruf durch den Kunden, meist bei wiederkehrenden Bestellungen.

Bestenfalls läuft ein Kauf glatt ab – doch was, wenn etwas nicht stimmt?

Reklamation

Der Käufer hat das Recht zu reklamieren, wenn das erworbene Produkt mangelhaft ist. Er kann ein mangelfreies Produkt vom Verkäufer verlangen. Dabei kommt es nicht darauf an, wer den Mangel – eine von der Vereinbarung abweichende Beschaffenheit, eine von der Werbung abweichende Sache, ein durch die Montageanleitung fehlerhafter Aufbau führt oder eine zu geringe oder falsche Lieferung des Verkäufers – verursacht hat. In jedem Fall stehen dem Käufer verschiedene Möglichkeiten zur Wiedergutmachung zur Auswahl.

Wiedergutmachung

• Bei einer mangelhaften Sache hat der Käufer Anspruch auf Umtausch oder Mängelbeseitigung auf Kosten des Verkäufers und unter Nennung einer Frist. Sind damit unverhältnismäßig hohe Kosten verbunden, kann der Verkäufer die Nachbesserung verweigern, der Käufer erhält sein Geld zurück.
• Ein Rücktritt vom Kaufvertrag durch den Käufer ist möglich, wenn die Kaufsache einen erheblichen Mangel hat, der Verkäufer die Nacherfüllung aufgrund unverhältnismäßiger Kosten verweigert oder die vorgeschlagene Art der Nacherfüllung nicht zumutbar ist.
• Alternativ ist eine Minderung des Kaufpreises möglich, nachdem eine (bestenfalls schriftlich genannte) Frist zur Mangelbeseitigung verstrichen ist.
• Schadensersatz: Ist das Produkt mangelhaft, kann der Käufer über Rücktritt oder Minderung hinaus Schadensersatz geltend machen, der entweder anstelle der Leistung oder neben der Leistung gefordert wird. Der Anspruch besteht, wenn der Verkäufer am Mangel des Produktes mindestens fahrlässig, d. h. durch die Vernachlässigung seiner Sorgfaltspflicht, Schuld hat. Die Beweislast für Mängel liegt in den ersten sechs Monaten beim Verkäufer, danach wird nicht mehr angenommen, dass ein Produkt bereits defekt war, d. h. der Käufer muss nachweisen, dass der Schaden nicht durch unsachgemäße Verwendung entstanden ist.
• Wertersatz: Überreicht der Verkäufer eine mängelfreie Sache, kann er vom Käufer die Herausgabe des mangelhaften Produktes fordern. Ist die Herausgabe nicht mehr möglich, muss der Käufer den Wert ersetzen.

Rückgaben von mängelfreien Waren sind grundsätzlich nicht möglich. Gewährt der Verkäufer kraft AGB ein Umtauschrecht, kann ein Käufer dieses Recht in Anspruch nehmen. Nur bei Waren, die unter das Fernabsatzgesetz fallen, hat der Käufer ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Innerhalb dieser Frist muss der Käufer keine Gründe nennen und kann Artikel zurücksenden.

Gewährleistung

Die Gewährleistungsansprüche kann der Käufer ausschließlich gegenüber einem Verkäufer, nicht aber einem Hersteller geltend machen. Dies auch nicht unbegrenzt, sondern im Rahmen gesetzlicher Fristen:

• für bewegliche Objekte: ab Lieferung 2 Jahre

bei Gebrauchtwaren: Verkürzung auf 1 Jahr möglich

• für Arbeiten an einem Grundstück: 2, evtl. 5 Jahre ab Übergabe
• für Bauwerke und Materialien: 5 Jahre ab Übergabe
• bei arglistiger Täuschung über einen Mangel: ab Kenntnis mindestens 3 Jahre

Garantie

Die Garantie ist eine über die gesetzlich vorgeschriebenen Gewährleistungsfristen getätigte Kulanz gegenüber dem Verkäufer. Durch die Aussprache einer Garantie sichert der Hersteller oder Verkäufer zu, dass ein Produkt eine bestimmte Beschaffenheit oder Lebensdauer hat (Produkt- oder Haltbarkeitsgarantie). Vorsicht bei der Gewährung von Garantien zu Verkaufszwecken! Damit verbunden ist immer auch ein finanzielles Risiko.

Besonderheiten zwischen Kaufleuten

Zwischen gewerblichen Verkäufern gelten schärfere Regeln als bei Geschäftsvorgängen mit Verbrauchern.

• Mündliche Vereinbarungen werden schriftlich bestätigt und erlangen Gültigkeit, wenn kein Einspruch erfolgt (kaufmännisches Bestätigungsschreiben). Führen sie also Verhandlungen und wollen den Verhandlungspartner darauf festnageln, schicken Sie im Anschluss ein Schreiben, in dem Sie die Kernpunkte nochmals benennen. Widerspricht der Empfänger nicht, gilt das Schweigen als Zustimmung.
• Eine weitere Besonderheit gilt in der Kaufabwicklung: Beim Verkauf im B2B-Bereich geht die Haftung für Beschädigungen bei der Übergabe an den Transporteur auf diesen über. Bei Schäden muss sich der Käufer an diesen wenden.
• Bei eCommerce-Verträgen ersetzt die elektronische Signatur die händische Unterschrift.
• Der Käufer muss Waren sofort nach Erhalt prüfen und Mängel unverzüglich anzeigen (Rügepflicht ersetzt Gewährleistungspflicht des Verbraucherschutzes).
• Verzugszinsen unter Kaufleuten sind höher.
• Zurückbehaltungsrecht einer nicht bezahlten Ware, auch wenn die Ansprüche auf Kaufpreiszahlung nicht aus demselben Rechtsverhältnis stammen.
• Kontokorrentabrede ermöglicht gegenseitige Verrechnung von Leistungen bei länger andauernden Geschäftsbeziehungen.
• Recht, Waren bei Annahmeverzug kostenpflichtig zu lagern.

Vertragsgestaltung bei Arbeitsverträgen

Ein Arbeitsvertrag hält Tätigkeitsbeschreibungen, Arbeitsbeginn und -ort, Angaben zu Arbeitszeiten, Gehalt und Urlaub ebenso wie Probezeiten und Kündigungsfristen fest. Spätestens einen Monat nach Aufnahme der Arbeit müssen dem Arbeitnehmer die wichtigsten Daten schriftlich zugehen, befristete Verträge bedürfen grundsätzlich  immer der Schriftform. Unter Umständen sind Tarifverträge bindend, alternativ ist eine freiwillige Anlehnung an diese möglich.

Inhalte von Arbeitsverträgen

• Tätigkeitsbereich und Aufgaben
• Tätigkeitsbeginn
• wöchentliche Arbeitszeit, Kernarbeitszeiten, Aussagen zum Umgang mit Überstunden
• Probezeiten, Laufzeit (ggf. Befristung)
• Vergütung (Lohn, Urlaubsgeld, Nebenleistungen, ggf. mit Rückzahlungsklauseln)
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (in der Regel gesetzliche 6-Wochen-Frist)
• Urlaubsregelungen
• Kündigungsfristen
• Verschwiegenheitserklärung, ggf. Vertragsstrafen
• Wettbewerbsverbote und Nebentätigkeiten
• Ausschlussklauseln
• individuelle Vereinbarungen

Bestimmung der Lohnhöhe

Orientieren Sie sich bei der Bezahlung an ortsüblichen Löhne und Gehälter. Geben Sie nicht dem Druck nach, horrende Löhne zu zahlen, um Mitarbeiter zu halten. Schaffen Sie gegebenenfalls andere Anreize, um Ihrem Unternehmen treu zu bleiben.